Cómo escribir una declaración de los costos de trabajo

Como proveedor de pequeñas empresas, escribir una declaración de trabajo es un elemento básico de la licitación de proyectos con la esperanza de ganar contratos. Las declaraciones de trabajo son más frecuentes en el gobierno federal, estatal y municipal, pero las empresas privadas, las instituciones educativas y las organizaciones sin fines de lucro también pueden solicitarlas cuando haga una propuesta. La SOW detalla para su cliente potencial el trabajo que realizará su empresa, la cantidad de tiempo que tomará el trabajo, el costo de los materiales y recursos humanos que se dedicarán al proyecto y otros términos legales. La declaración de los costos de trabajo es quizás la sección más complicada de la SOW general y la más crítica para su balance final.

Comience su declaración de trabajo con el membrete de su empresa. Indique el nombre del proyecto, la fecha actual, el nombre y la dirección del cliente y su información de contacto. Resuma el objetivo del proyecto para el que está dando una cotización. Por ejemplo, "Esta es una cita de XYZ Company para realizar el trabajo necesario para migrar el sitio web público de 123 Organización desde el sistema de administración de contenido A al sistema de administración de contenido B".

Cree una matriz de tabla que indique el nivel estimado de esfuerzo de cada gerente, personal técnico y otro miembro del equipo que trabajará en el proyecto. Un LOE es simplemente una estimación informada de las horas necesarias de cada miembro del equipo para completar el proyecto. Incluya la tarifa por hora de cada miembro del equipo y la cantidad de horas que se requerirán para completar el proyecto. La estimación del nivel de esfuerzo debe incluir todos los aspectos del proyecto del cual usted será responsable. Estos pueden incluir la recopilación de requisitos para la implementación de la capacitación y el monitoreo. Multiplique el número de horas por la tarifa por hora para calcular el costo total para cada miembro del equipo. Total de los gastos de personal.

Liste cada pieza de hardware y equipo que será necesario para completar el proyecto. Después de cada pieza, indique el costo para el cliente. Total de los costos de hardware y equipo.

Indique cada tarifa de licencia de software y tarifa de suscripción, si corresponde. Estas tarifas pueden ser por asiento, es decir, por usuario final, o pueden ser una tarifa única que cubre el uso del producto en el futuro. Total de los costos de software.

Incluya una lista de los materiales o suministros que se requieren para completar el proyecto. Por ejemplo, si el proyecto involucra una sola limpieza de un almacén después de una inundación o incendio, sus materiales y suministros incluirían ventiladores, deshumidificadores y limpiadores comerciales.

Incluya los precios de cualquier tarifa de mantenimiento o supervisión ampliada. Si hay varias opciones entre las que el cliente puede elegir, incluya los precios para cada paquete. Total de los gastos de mantenimiento.

Agregue los costos totales de personal, costos de hardware y equipo, tarifas de software, costos de materiales y suministros y costos de mantenimiento. Anote el total general de la declaración de trabajo para el cliente.

Complete la declaración de trabajo firmando y fechando el documento. Preséntelo a su posible cliente.

Cosas necesarias

Declaración de nivel de esfuerzo (LOE)
Información de precio
Lista de equipos o hardware
Lista de software (si corresponde)
Lista de suministros (si corresponde)

Propina

La Administración de Servicios Generales de los EE. UU. Exige que todas las declaraciones de trabajo incluyan una descripción del trabajo a realizar; ubicación del trabajo; período de ejecución; horario de entrega; estándares de desempeño aplicables; y cualquier requisito especial, como las autorizaciones de seguridad, viajes y conocimientos especiales.