Cómo escribir un informe de situación

Los informes de situación están diseñados para transmitir los detalles de un evento en particular, como los informes gubernamentales de un desastre natural o la cobertura de una conversión corporativa importante. Si se le pide que cree uno para su empresa, desempeñará el papel de reportero. Debe reunir los detalles pertinentes de las partes involucradas y juntarlos en un formato coherente que muestre una imagen clara de la situación. Un informe de situación bien elaborado puede beneficiar a su empresa al proporcionar a la administración y al personal la información necesaria para tomar decisiones importantes.

1.

Evaluar la situación. Determine qué información debe recopilarse y de quién. Haga una lista de sus contactos de destino y establezca una fecha de finalización de destino para el informe de situación. Por ejemplo, si su compañía envió un pedido grande a la dirección incorrecta, averigüe qué personal estuvo directamente involucrado en la recepción y envío del pedido.

2.

Comuníquese con cada individuo seleccionado en la evaluación inicial para obtener sus comentarios sobre la situación. Haga preguntas abiertas y busque detalles adicionales si su fuente no ofrece toda la información que desea. Tome notas detalladas y, si es posible, use una grabadora de mano para las entrevistas. Registre los datos de contacto de cada persona que entrevista, incluido el nombre completo, el título profesional, la fecha de nacimiento, la dirección y el número de teléfono. En el ejemplo anterior, desearía obtener un cronograma detallado de todos los eventos que podrían haber contribuido a que el pedido se enviara a la dirección incorrecta.

3.

Escriba su informe de situación. Resumir la situación en la parte superior. Siga los párrafos dispuestos de manera coherente, detallando cada decisión, evento y detalle y que contribuyó a la situación. Sea preciso con fechas, horarios y hechos. Distribuya el informe a todos los miembros relevantes del personal.

4.

Haga un seguimiento de su informe de situación inicial con informes de progreso regulares, si es necesario.

Consejos

• En caso de duda, confirme y aclare los detalles con sus fuentes.
• Escriba el informe de la situación de manera práctica sin revelar sus sentimientos personales.
• Es útil escribir en formato de pirámide inversa, concentrándose en los detalles más importantes en la parte superior, y luego descender a los hechos menos importantes.
• Usa lenguaje directo, libre de jerga o jerga. Evita los adjetivos si puedes.