Cómo dar formato a un informe profesional a la Junta Directiva

Mantener el flujo de información correcta entre la administración y la junta directiva es importante para tomar decisiones informadas y tomar acciones aceleradas. Una forma de asegurarse de que se vea la información correcta es a través de los informes regulares proporcionados a la junta directiva. Estos informes deben estar en un formato de informe profesional para que puedan ser fácilmente digeridos, con los detalles pertinentes resaltados. Use una estructura de informe estándar de la junta para lograr el mayor impacto.

Estructura del informe de la Junta

El informe de la junta debe seguir un formato fácil de leer. Algunos informes serán más cortos que otros. Por ejemplo, una actualización mensual sobre el proceso de desarrollo de un departamento puede no ser tan detallada o extensa como el resumen anual de todo el proyecto.

Si bien los informes más cortos pueden parecerse más a una nota con encabezados y viñetas que describen los indicadores clave de rendimiento (KPI), los informes más largos se parecerán más a un informe académico, con una portada y tabla de contenido. Independientemente de la longitud del informe, asegúrese de que la primera parte del informe indique de dónde proviene el informe, el marco de tiempo que cubre el informe y a quién va a ir el informe. Titule el informe de una manera que diga lo que se discute, para que los lectores puedan archivarlo y reubicarlo rápidamente, si es necesario. Por ejemplo, "Informes de ventas anuales basados ​​en territorios", establece claramente lo que los lectores descubrirán en el informe.

Use encabezados y viñetas dentro de los informes, para permitir que los miembros de la junta exploren los temas y encuentren la información relevante. Recuerde que los informes se utilizan para obtener acciones de la junta, de modo que estos informes puedan actualizar a los miembros de la junta en un proyecto que ya están monitoreando. Debería haber una introducción y una sección de resumen, para darle a la junta una visión general de la información dentro del informe.

Vuelva a revisar el informe para asegurarse de que el formato, la gramática y la ortografía son correctos. Quieres que la junta confíe en la información que se les da. Los informes llenos de errores dejan a los miembros de la junta cuestionando los detalles y la profesionalidad de la persona que presenta los informes.

Contenido del Informe de la Junta

Antes de escribir el informe, piense en el objetivo del informe. ¿El objetivo es simplemente actualizar a la junta sobre el progreso de algo? O, ¿se está solicitando fondos, nuevos recursos o cambios? Dirigir el contenido para cumplir con el objetivo del informe.

Recopilar información y datos que sean pertinentes al objetivo. Por ejemplo, si está actualizando la placa en un nuevo lanzamiento de un programa de software, debe recopilar los detalles pertinentes sobre los hitos que se han logrado, las etapas siguientes y las líneas de tiempo involucradas. También sería prudente tener en cuenta cualquier problema que haya surgido o que proyecte, en función del progreso realizado hasta el momento. Si el proyecto se adelanta a lo programado, asegúrese de anotar cómo y por qué, para mantener a los miembros de la junta entusiasmados. Si el progreso es más lento de lo esperado, sea claro y conciso sobre por qué. No escondas la información. El consejo está allí para ayudar a proporcionar soluciones; Si no explica el problema, las soluciones son más difíciles de encontrar.

Sé sucinto en tus descripciones. Si puede decir algo en una oración, no es necesario escribir un párrafo completo. Si hace referencia a estudios externos, noticias o informes anteriores, anote la referencia y resuma el contenido. Luego, tenga disponible el material de referencia, si alguien quiere más información Esto mantiene el informe conciso, sin omitir ninguna información, si los miembros de la junta directiva desean información adicional.

Responsabilidades de las partes

Aunque los ejecutivos del comité o los directores gerentes son responsables de la creación de informes, tanto la junta directiva como los gerentes deben trabajar juntos. Si la junta está recibiendo informes sin la información que se requiere para tomar decisiones informadas, la junta debe desarrollar una plantilla de informe de la junta para que los gerentes lo sigan. Al estandarizar los informes para la organización, todos están en la misma página, con respecto al flujo de información.

Este procedimiento ayuda a procesar la información. Cuando todos los informes tienen el mismo formato, la junta directiva sabe qué esperar de cada informe. Además, cuando la junta establece preguntas específicas e información necesaria en cada informe, que elimina las conjeturas, se debe a que los gerentes escriben el informe. Todos comienzan a rastrear los datos correctos y luego informan sobre ellos de una manera que ayuda a la organización a procesar la información más rápido y a tomar decisiones con más confianza.