Cuándo usar un informe comercial para comunicarse en lugar de una carta comercial

Un informe de negocios se utiliza principalmente para comunicar información. Una carta también puede transmitir información, pero por lo general resume información. Si bien una carta está dirigida a destinatarios específicos, un informe puede enviarse a personas externas a la compañía o publicarse. Con frecuencia, los informes se formatean de manera consistente de un período de informe a otro para que la información pueda compararse. Si hay una rotación de empleados que completan informes, la uniformidad de una plantilla de informe también facilita que la empresa mantenga la coherencia en sus prácticas de informes.

Longitud

Un factor para decidir si usar un informe comercial o una carta comercial es la longitud de la información que necesita comunicar. Una carta comercial generalmente tiene entre una y tres páginas. Si está transmitiendo información que es más larga que esto, será más fácil de leer si está formateada como un informe con una descripción general, encabezados y una conclusión. Los informes extensos deben contener una tabla de contenido para ayudar al lector.

Audiencia

Otro factor a considerar es su audiencia. Si solo algunas personas revisarán la información que ha recopilado, incorpórela a una carta que contenga sus comentarios personales. Sin embargo, si está compilando información que será leída por muchas personas o referida en el futuro por personas fuera de su compañía, use un informe comercial. Los datos financieros, por ejemplo, pueden ser revisados ​​por los accionistas, contadores, abogados y agencias gubernamentales de su compañía.

Tipo de informacion

Los datos compilados en tablas, listas, hojas de cálculo o formularios encajan mejor en un informe comercial que en una carta. Del mismo modo, si está incluyendo gráficos o diagramas, use un informe. Un importante proyecto de investigación, como un estudio de viabilidad, debe incluirse en un informe, ya que proporciona el formato para describir cantidades significativas de datos de investigación, estadísticas, métodos y resultados. Una carta, por otro lado, es útil para comunicar un breve resumen de la investigación. Otros tipos de información que generalmente se comunican en un informe incluyen planes estratégicos, informes de ventas, informes de cumplimiento y planes de marketing.

Formalidad

Usar un informe comercial, en lugar de una carta, es su escritura formal. Si bien puede usar “I” o “usted” libremente en una carta, un informe es menos personal. Un informe está escrito en un tono objetivo, informando hechos en lugar de transmitir opiniones. Si desea incluir una opinión con el informe, escríbalo en una carta que lo acompañe. Si los materiales que está presentando requieren citas de fuentes externas, un informe también es el formato adecuado para hacerlo. Dependiendo del estilo preferido por su empresa, coloque citas dentro del texto del informe, en las notas al pie o al final del informe.