¿Qué es una hoja de cálculo de Excel?

Una hoja de cálculo de Excel es una cuadrícula que puede contener imágenes y objetos incrustados de otras aplicaciones, y cuyas celdas pueden almacenar y calcular fórmulas y datos. Estas características convierten las hojas de trabajo en calculadoras, herramientas de creación de formularios, bases de datos y creadores de gráficos. Además de proporcionar estos beneficios, es fácil acceder a los datos de la hoja de trabajo desde otros programas. Por ejemplo, el uso de la función de combinación de correspondencia de Word con una lista de correo en una hoja de cálculo de Excel le permite crear rápidamente correos masivos para su empresa.

Calculadora

Al ingresar una ecuación simple como "= 8 + 5" en cualquier celda de la hoja de cálculo de Excel, se muestra rápidamente el uso de una hoja de cálculo como calculadora. Cuando use una hoja de trabajo de esta manera, recuerde escribir el carácter "=" (sin las comillas) al comienzo de la ecuación. Esto le indica a Excel que interprete su entrada como una fórmula en lugar de datos estáticos. Las fórmulas de la hoja de trabajo pueden ser bastante complejas, especialmente cuando se crean a partir de la gran variedad de fórmulas predefinidas de Excel. Por ejemplo, la ecuación de una celda de la hoja de trabajo puede hacer referencia a otras celdas de la hoja de trabajo que usan fórmulas integradas que involucran intereses y otras variables financieras. Haga clic en el botón "Fx" en la barra de fórmulas de Excel para acceder a las fórmulas incorporadas.

Herramienta de creación de formularios

Los controles de formulario y las características de validación de Excel le permiten crear documentos como solicitudes de trabajo a partir de hojas de trabajo. Cree un formulario de este tipo utilizando controles como etiquetas, cuadros de texto y botones de opción desde la pestaña Desarrollador de Excel. (Personalizar la cinta de opciones, en el cuadro de diálogo Opciones de Excel, tiene controles para revelar esta pestaña normalmente oculta). Valide los datos de usuario del formulario con el comando "Validación de datos" en la pestaña "Datos". Para un campo hipotético de Edad, por ejemplo, haga clic en la opción "Número entero" en la pestaña "Configuración" en el cuadro de diálogo Validación de datos. Esta acción evita entradas no numéricas para la edad. Si desea crear formularios impresos atractivos en lugar de formularios digitales, use la opción "Diseño de página" de la pestaña "Ver" para la edición intuitiva de lo que está viendo lo que está obteniendo (WYSIWYG).

Herramienta de visualización (creador de gráficos)

Las hojas de cálculo de Excel son conjuntos de herramientas para crear y almacenar gráficos, que le permiten detectar fácilmente patrones en las ventas de su empresa y otros datos. Las celdas de la hoja de trabajo contienen los datos del gráfico. La pestaña "Insertar" contiene una galería de tipos de gráficos para la creación con un solo clic de un gráfico a partir de esos datos. La creación de un gráfico de ventas trimestrales, por ejemplo, comienza con la introducción de datos en una tabla con las columnas Trimestre y Ventas netas. Al seleccionar la tabla terminada y luego seleccionar un tipo de gráfico del grupo Gráficos de la pestaña Insertar, se obtiene el gráfico de ventas completado.

Base de datos

Microsoft Query le permite tratar las hojas de cálculo de Excel como bases de datos. Al hacer clic en el botón "De otras fuentes" de la pestaña "Datos" se inicia el asistente de consulta. Los controles del asistente le permiten crear un origen de datos a partir de una tabla en una hoja de cálculo de Excel. El asistente finaliza ejecutando Microsoft Query, con el que puede crear, cargar, ejecutar y almacenar consultas SQL. Microsoft Query también proporciona una interfaz similar a una cuadrícula para crear consultas. La interfaz es similar a la vista Diseño de consulta de Access.