Cómo dar formato a cartas comerciales con copias

Las cartas comerciales que incluyan copias deben estar bien organizadas. La información de la carta no solo debe ser concisa, sino que las copias adjuntas deben ser claras, etiquetadas y organizadas de acuerdo con las indicaciones de la carta. Este formato organizado garantizará que el lector pueda volver a ensamblar el pedido de la carta, en caso de que no esté organizado.

1.

Utilice software de procesamiento de textos para simplemente el proceso de formateo. Crea márgenes de 1 pulgada en todos los lados de la carta. Seleccione una fuente fácil de leer, como Arial 10 o New Times Roman 12. Comience cada sección de la carta comercial en el margen derecho. Incluir doble espacio entre cada sección.

2.

Incluya un encabezado con el nombre, la dirección y la información de contacto de su empresa si su papelería no proporciona esta información.

3.

Escriba el nombre completo y la dirección del destinatario, también conocido como la dirección interna. Incluya el título formal del destinatario, como "Sra." O "Dr.". Abrevia toda la información de la dirección de acuerdo con las pautas de formato de la oficina de correos de EE.

4.

Incluya un saludo profesional, como "Estimado Sr. Smith" o simplemente enumere "A quien le pueda interesar" si no está seguro del destinatario de la carta. Siga el saludo con dos puntos (:).

5.

Crear el cuerpo de la carta de negocios. Proporcionar información sucinta y precisa. Mantenga un tono profesional en la carta y proporcione datos o documentos que respalden todas las reclamaciones. Introduzca los puntos principales dentro del primer párrafo y use los párrafos adicionales para exponer esos puntos.

6.

Cierre la carta con un cierre profesional y cortés, como "Gracias" o "Atentamente". Incluya una letra mayúscula solo en la primera palabra del cierre, es decir, "Atentamente" y siga el cierre con una coma. Incluya para las líneas después del cierre y escriba la firma impresa. Esto proporcionará un amplio espacio para la firma escrita entre el cierre y la firma impresa.

7.

Indique las copias o documentos que se adjuntarán a la carta comercial como anexos. Escriba "Enclosures" e incluya el número de copias. Escriba "Anexos: 5, por ejemplo, si la carta comercial incluye cinco copias o documentos junto con la carta. Etiquete o numere cada copia e inclúyalas detrás de la letra.