¿Qué tipo de poderes controlan los asistentes administrativos en una organización?

Si bien los asistentes administrativos tienen una descripción del trabajo, esa descripción no comienza a describir las formas en que los asistentes de oficina ejercen su poder. Un asistente administrativo inteligente con fuertes habilidades personales puede hacer de su oficina una potencia. Sus relaciones comerciales deben tener un tono y un sabor que no solo impresionen a los clientes, compañeros y empleados, sino que también lo ayuden a ser efectivo en la dirección de su empresa. Cuando comprende el poder potencial de un asistente administrativo, sabe qué autoridad delegar.

Poderes oficiales

El asistente administrativo asume las tareas que hacen que su día sea más eficiente. Escribir correos electrónicos de rutina, abrir correos, escribir citas en calendarios, componer cartas y organizar documentos para almacenarlos, todo está bajo el alcance del asistente administrativo. El poder detrás de estas tareas reside en capacitar al jefe para que use su tiempo para tomar decisiones, fomentar relaciones profesionales, supervisar proyectos y supervisar empleados.

Poderes no oficiales

La resistencia de su asistente durante los momentos estresantes en cualquier situación de oficina es clave para el éxito de su empresa. Parte de esa capacidad de recuperación incluye una perspectiva positiva sobre cómo manejar el estrés en el trabajo, así como la capacidad de asumir múltiples tareas. Mantener la confidencialidad de la información importante de la compañía puede ser otro aspecto inestimable para el rol de asistente administrativo. También es muy importante su capacidad para trabajar bien con personas en su organización que tienen diferentes niveles de responsabilidad. Su asistente se convierte en el vínculo directo entre usted y aquellos que trabajan para usted, así como sus clientes. Puede que no se dé cuenta hasta que contrate a su asistente que él posee poderes tan importantes pero no oficiales, pero son importantes para el progreso y el éxito de su negocio.

Poder intuitivo

Los mejores asistentes administrativos tienen poderes que casi parecen innatos. Su asistente puede convertirse en su guardián para muchas personas y manejar problemas y decisiones que no tiene tiempo de abordar. Este tipo de poder puede ser muy útil cuando está inundado de reuniones, y tiene un horario de viaje pesado o numerosos correos electrónicos y correos de voz para responder. Una vez que ha desarrollado una relación de confianza con su asistente administrativo, ella puede ser tan consciente de su estilo de gestión que puede responder a las solicitudes de las personas, ya sea a través de correos electrónicos y mensajes telefónicos, que no dependen tanto de su acción inmediata. .

Poder a través del teatro y el drama

La mayoría de las organizaciones comerciales pueden dar fe de lo fuera de control y lo loco que puede llegar a ser un lugar de trabajo a veces. Esto puede deberse a plazos casi imposibles, cargas de trabajo pesadas, personalidades irritantes y la delicada moral dentro de la propia organización. Un asistente administrativo que usa sus poderes "teatrales" para calmar los nervios de su organización puede marcar una gran diferencia para superar esos momentos difíciles tanto para usted como para toda su organización. Esto puede incluir hacerse cargo del caos mediante la presentación de una postura física fuerte y el uso de una voz autoritaria, poner fin a las disputas al anunciar que los participantes en una reunión están fuera de tema y fuera de orden, y marchar a través del lugar de trabajo con un paso autoritario que dice lo administrativo. El asistente tiene la oreja del jefe. Estos teatrales tienen un nivel de poder que puede ayudarlo a mantener el respeto de sus compañeros y subordinados.