Cómo corregir errores de factura

Los errores en la factura suceden, y la mayoría de los clientes entienden el proceso de corrección de estos errores, siempre que no sea muy complicado y no ocurra con demasiada frecuencia. Ya sea que facture a los clientes electrónicamente o en papel, debe corregir los errores de facturación rápidamente y comunicarse claramente sobre los cambios y, si corresponde, las razones detrás de ellos. De manera similar, cuando le pida a un proveedor que corrija un error en una factura emitida a su empresa, sea claro y profesional al dirigir sus comentarios para abordar el error específico.

Errores electrónicos

Cuando detecta un error en la factura electrónica antes de enviar la factura al cliente, simplemente puede corregir el problema en su propio sistema y luego imprimir y emitir otra factura sin que el cliente lo sepa. La mayoría de los sistemas de facturación ajustarán los saldos y las cantidades debidas en función del ajuste, sin siquiera mostrar en la factura final que se ha realizado un cambio. Si ya ha emitido la factura pero el cliente no ha pagado, envíe un correo electrónico amigable o haga una llamada telefónica amable explicando el error, y luego emita una nueva factura. Si el cliente ya ha pagado, realice un ajuste de corrección en una factura futura, o emita otra factura o crédito corrigiendo el error.

Errores de la factura manuscrita

Puede corregir un error en una factura manuscrita simplemente tachando el número equivocado y escribiendo la cantidad correcta. Sin embargo, su factura se verá más profesional, incluso si está escrita a mano, si vuelve a comenzar con una factura nueva. Guarde una copia de la factura anulada si sus facturas están numeradas para documentar la brecha de la secuencia. Para corregir un error en una factura manuscrita que ya le ha entregado a un cliente, escriba una versión corregida, envíela con una nota explicando la corrección y guarde copias de las facturas incorrectas y corregidas.

Errores recurrentes en la factura

Una empresa que comete errores recurrentes en la factura, como una adición defectuosa o precios incorrectos, probablemente tenga problemas sistémicos detrás de los errores. Identifique la fuente de los errores recurrentes, como el hecho de no actualizar la información de precios con regularidad, y abordarla a nivel sistémico. Por ejemplo, si sus facturas enumera repetidamente un precio para un solo artículo cuando deberían enumerar un precio de caso, juegue con la lista de artículos para aclarar la distinción entre las dos opciones.

Errores en la factura de los vendedores

Cuando encuentre un error en una factura que un proveedor le haya proporcionado, corrija el monto en su factura o talón de pago y proporcione la documentación de la corrección al realizar su pago. A menudo, los errores son obvios y necesitan poca o ninguna explicación, como un precio o una cantidad que contradiga la boleta de empaque. Cuando el error involucra una gran suma o requiere una explicación adicional, llame o envíe un correo electrónico al contador de la compañía para resolver el problema.