Ejemplo de una carta de negocios de cortesía

Aprender a elaborar una carta comercial es una habilidad esencial que deben dominar los profesionales de todas las industrias, y es especialmente importante al iniciar una pequeña empresa, ya que inicialmente deberá ponerse en contacto con posibles clientes, empleados e inversores. Independientemente de si la carta pretende lanzar una idea, proporcionar detalles sobre una venta, presentar al destinatario a un nuevo producto o agradecer a un cliente por una compra, debe ser complementario y seguir el formato de carta comercial correspondiente.

Membrete

Todas las cartas comerciales deben incluir un membrete en la parte superior de la página, lo que ayuda a los destinatarios a encontrar la carta más rápidamente cuando se archiva con otros documentos. El membrete debe incluir su nombre y dirección, la fecha actual y el nombre, título y dirección del destinatario de su carta. Doble espacio entre la fecha y su nombre y el nombre del destinatario.

Introducción

Una carta comercial complementaria debe incluir un saludo formal, que saluda respetuosamente al destinatario por su nombre. No es aconsejable abordar una carta de forma genérica, como "A quien corresponda" o "Estimada señora", a menos que sea absolutamente necesario. Use el título apropiado y el apellido del destinatario, como "Estimado Sr. Jones". Doble espacio, luego escriba el párrafo introductorio, que debe explicar con precisión por qué le escribe al destinatario. Para mantener el tono de cortesía, evite comenzar con una disculpa o una explicación y, en cambio, concéntrese en la acción.

Cuerpo

El cuerpo de una carta comercial debe justificar la importancia de su carta, según el laboratorio de escritura en línea de Purdue. Independientemente de si el tema de su carta es positivo o negativo, es mejor acentuar los aspectos positivos. Concéntrese en hacer de cada oración una afirmación positiva explicando qué es algo en lugar de qué no es, qué puede hacer en lugar de qué no puede hacer y evitando hechos desagradables. Por ejemplo, "Desafortunadamente, nuestras instalaciones no están disponibles hasta después del 15 de diciembre" es una explicación negativa, mientras que "Nuestras instalaciones se renovarán recientemente y estarán disponibles para alquiler a partir del 16 de diciembre".

Clausura

El párrafo final de una carta comercial debe incluir una llamada a la acción, como una solicitud para programar una llamada telefónica o una indicación del próximo paso en el proceso de comunicación. Agradezca al destinatario por tomarse el tiempo para considerar su carta, luego termine con un saludo complementario de cierre, como "Gracias", "Saludos" o "Atentamente". Doble espacio dos veces y escriba su nombre, luego firme su nombre en la parte superior de la letra. nombre.