Maneras de controlar los costos generales

La sobrecarga corporativa, si no se controla, puede consumir sus ganancias y potencialmente crear una pérdida neta antes de que se dé cuenta. Sin un desglose de sus costos en las categorías de producción y gastos generales, es posible que no se dé cuenta de cuánto está gastando realmente para dirigir su empresa. Los informes financieros detallados y los análisis de variaciones del presupuesto lo ayudarán a mantener sus gastos generales a un nivel manejable.

Gastos generales corporativos

Los costos que tiene para administrar su negocio y vender su producto constituyen los gastos generales de la empresa. Estos son gastos que tiene incluso cuando no está haciendo su producto. Incluyen gastos tales como alquiler, comercialización, teléfonos, seguros, personal administrativo, equipo de oficina, intereses y suministros. Al igual que los gastos generales corporativos, los gastos generales del departamento incluyen los gastos que tiene cuando no produce su producto, pero se aplican directamente a un departamento. Por ejemplo, el mantenimiento de maquinaria es un ejemplo de gastos generales del departamento.

Identificar todos los gastos generales corporativos

El primer paso para determinar los gastos generales de su empresa es identificarlos. Si no registra todos los gastos que tiene en una hoja de presupuesto u otro informe financiero, hágalo. Comience creando informes generales de producción y corporativos. Los gastos de producción son costos que se aplican directamente a la fabricación de su producto, como materiales y mano de obra. A continuación, desglosa los gastos generales de su empresa por función, como marketing, recursos humanos, tecnología de la información, administración de oficinas y ventas.

Trabajar con los jefes de departamento

Dé a cada uno de sus gerentes la lista de gastos generales que genera su departamento. Pídales que busquen formas de reducir sus gastos sin sacrificar la productividad, la eficiencia y la calidad. Los gerentes de su departamento pueden ser los que más saben sobre cómo hacer esto. Si aún no lo ha hecho, haga que los jefes de sus departamentos envíen una solicitud de presupuesto anual cada año. La mano de obra es a menudo uno de los mayores costos de cualquier negocio; haga que los jefes de departamento comparen la contratación externa con el personal interno para varios proyectos y posiciones para determinar si pueden encontrar oportunidades de ahorro de costos.

Crear un proceso de compra

Asigne una persona para revisar y aprobar las compras para que pueda ver todos los gastos que los gerentes planean hacer antes de que se les pague. Establezca políticas de gasto, como exigir ofertas competitivas para compras por un monto determinado en dólares. Haga que su gerente de compras compre mejores ofertas en artículos comunes que compre. Considere ofrecer una bonificación si su agente de compras cumple con objetivos de ahorro específicos sin sacrificar la calidad.

Revisar los contratos

Si externaliza funciones o firma contratos de arrendamiento, renueve sus contratos anualmente, incluso si termina usando los mismos proveedores y proveedores cada año. El hecho de volver a firmar los contratos impide a los contratistas de larga duración inflar sus tarifas, o los alienta a ofrecer más servicios para mantener su negocio. Si no ha contratado su seguro en los últimos dos años, hágalo y hable con su proveedor actual sobre cómo reducir sus primas. Pídale a los proveedores de servicios públicos que visiten su lugar de trabajo para realizar una auditoría y recomendar cómo puede reducir sus facturas mensuales de agua, gas y electricidad.