Requisitos de formulario de empleo W2

Un empleador debe presentar la Declaración de W-2, Salario e Impuestos, para todos sus empleados. No presentar W-2 para todos los empleados, o presentar W-2 tarde, puede significar multas severas para el negocio. Las empresas pueden presentar los formularios W-2 de forma manual o electrónica a través del sitio web de la Administración del Seguro Social.

Introduzca correctamente el nombre del empleado

En la casilla E, ingrese el nombre y la inicial del segundo nombre del empleado en la primera casilla, el apellido del empleado en la segunda casilla y el sufijo del empleado, si corresponde, en la tercera casilla.

Introduzca correctamente la información del salario

Ingrese el monto del salario, incluyendo el punto decimal y los centavos. No incluya un signo de dólar cuando ingrese información salarial.

Formateo

Solo use tinta negra cuando complete los formularios a mano. La tinta más clara que el negro no se acepta porque la tinta puede desvanecerse, lo que crea una oportunidad para la información mal leída. Si completa el formulario en una computadora, use la fuente Courier de 12 puntos, si es posible. Una fuente más grande es mejor que una más pequeña, pero asegúrese de que toda la información encaje en los cuadros correspondientes.

Envío de los formularios

Envíe la Copia A del formulario W-2 al Centro de Operaciones de Datos de la Administración del Seguro Social. Envíe la Copia 1 a todos los departamentos de impuestos requeridos, incluidas las agencias estatales, municipales y locales. Puede enviar hasta 249 Formularios W2 por correo en el mismo paquete.

Presentación electrónica obligatoria

Si está enviando 250 o más Formularios W-2, debe presentar su solicitud electrónicamente. Si por alguna razón prefiere no presentar la solicitud electrónicamente, puede solicitar una exención mediante la presentación del Formulario 8508, Solicitud de exención de la presentación de declaraciones de información por vía electrónica. Debe enviar el formulario 45 días antes de la fecha de vencimiento del Formulario W-2.

Presentación de fechas de vencimiento

Si envía por correo el Formulario W-2, el gobierno debe recibirlos el 28 de febrero. Si presenta su solicitud electrónicamente, los formularios deben presentarse antes del 31 de marzo. Se le puede penalizar por presentar los formularios W-2 con retraso.