¿Es la firma electrónica una buena idea o una mala idea?

Las firmas electrónicas, también llamadas firmas electrónicas y firmas digitales, son una forma de verificar su identidad en un archivo electrónico, como un acuerdo de ventas. Trabajan con tecnología de encriptación, por lo que usted es la única persona que puede usar su encriptación única en cualquier archivo electrónico. Algunos han abrazado la tecnología, mientras que otros siguen siendo escépticos. Al igual que todos los avances tecnológicos, las firmas electrónicas tienen beneficios medibles, así como costos y riesgos. Son una buena idea, pero no son para todos.

Autenticidad digital

El principal beneficio de las firmas electrónicas es la autenticidad. No es necesario imprimir, firmar, copiar, escanear, enviar faxes o archivos de correo para demostrar que usted es quien dice ser. Tampoco tiene que preocuparse, incluso si alguien piratea su cuenta de correo electrónico. Las firmas electrónicas evitan que los impostores envíen información falsa o manipulen archivos, manteniendo la integridad de los documentos electrónicos.

Expansión del comercio por internet

Las firmas digitales permiten a las personas hacer más transacciones comerciales en línea. Desde que se aprobó la Ley Federal de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional en el año 2000, las firmas digitales han sido tan legalmente vinculantes como las firmas de tinta en los Estados Unidos. Le permiten comprar artículos importantes, como casas o vehículos, expandiendo el comercio en línea de muchas maneras.

Ahorros

Con las firmas electrónicas, hay menos necesidad de papel, tinta y gastos de envío. Muchas empresas y organizaciones guardan registros electrónicamente, lo que reduce la necesidad de espacio de almacenamiento. La firma y el archivo electrónicos también ahorran tiempo, ya que hay menos viajes a la impresora, al buzón y al archivo de almacenamiento. También es más fácil distribuir documentos firmados, ya que pueden enviarse por correo a múltiples destinatarios. Estos beneficios ahorran dinero y mejoran la eficiencia en las industrias que dependen en gran medida de los registros, como la atención médica y el gobierno.

Seguridad

Las firmas electrónicas son generalmente más seguras que las firmas de tinta. Para falsificar su firma electrónica, alguien debe tener tanto su computadora como su contraseña de certificado de firma. La tecnología o simplemente el buen copiado a mano hacen más fácil la creación de una firma de tinta. No obstante, las personas desconfían de la falsificación de documentos electrónicos, porque no puede reemplazar la autenticidad de presenciar físicamente la firma de alguien con un bolígrafo.

Los riesgos

Si bien existen beneficios medibles, también existen riesgos si usted o su organización maneja mal los archivos y las firmas electrónicas. Si accidentalmente borra o extravía archivos electrónicos, o si no los cifra correctamente, la pérdida financiera, el daño a la imagen corporativa y el valor de los accionistas, la pérdida de propiedad intelectual, una interrupción del flujo de negocios y una mayor responsabilidad son todos riesgos posibles.

Los costos

Una desventaja de las firmas electrónicas es el precio. Necesita un software de verificación y la firma de certificados de las autoridades de certificación para cifrar un archivo con su firma digital. Los costos varían según el tipo de archivos que desea cifrar. Los servicios de cifrado cobran por mes o por documento. Además, es posible que deba capacitar al personal, a los clientes ya otras personas sobre cómo utilizar las firmas electrónicas de manera adecuada. Si esto vale la pena o no, el costo depende de cuánto dinero ahorrará en otros costos, como la impresión y el almacenamiento de archivos. Si realiza copias impresas de todos sus documentos de todos modos, es posible que no valga la pena la inversión.