Cómo escribir una nota de gestión

Las empresas utilizan notas de gestión para difundir información a varias personas. Tales memos detallan noticias sobre políticas, eventos o iniciativas, por ejemplo, y entregan la información a todos los gerentes apropiados al mismo tiempo. Crear una nota de administración efectiva implica comprender a su audiencia y darse cuenta de que los gerentes reciben mucha correspondencia a lo largo del día. Escriba la nota para que sea clara y concisa, con una línea de asunto de interés, para aumentar la atención.

1.

Envíe el memo solo a aquellos gerentes que requieran la información. La distribución de notas a todos los supervisores de la organización cada vez que se escribe uno puede disminuir la posibilidad de que se lea la nota. Al ser selectivos, los gerentes sabrán si han recibido uno, el contenido probablemente sea importante.

2.

Escriba un tema fuerte, o línea Re :, para captar la atención del lector. En lugar de algo común, como "Actualización al programa de beneficios de salud", podría escribir: "¡Nuevos y emocionantes beneficios agregados al programa de atención de salud!"

3.

Resuma el propósito del artículo en la primera oración. Los gerentes usarán esto como una guía para determinar si deben continuar leyendo. Una apertura genérica de la nota puede hacer que un administrador ocupado concluya que la información no vale la pena, así que incluya suficientes detalles en la primera línea para persuadir a los administradores de que la nota es digna.

4.

Mantenga el memo corto y conciso. Use una combinación de párrafos y viñetas para una lectura rápida. Al mismo tiempo, incluya suficiente contenido para explicar claramente la información. Muchas personas se han visto condicionadas a publicaciones cortas en las redes sociales para obtener un punto a través; Comprenda la diferencia entre una nota dirigida a los gerentes y una actualización de Twitter, por ejemplo. La nota debe proporcionar un resumen satisfactorio del problema.

5.

Aclare los próximos pasos o responsabilidades de los lectores. Indique claramente si necesitan reunir cierta información, asistir a un seminario, educar a sus subordinados sobre el tema o cualquier otra cosa que requiera acción adicional. Incluya la fecha límite específica para las acciones si hay una.

6.

Escriba un nombre de contacto e información en caso de que alguno de los gerentes tenga preguntas sobre el contenido de la nota.

Advertencia

• No asuma que la nota será confidencial, incluso si está etiquetada como tal. Cualquier documento escrito puede caer en las manos equivocadas o ser visto por miradas indiscretas. La información confidencial se debe entregar oralmente en lugar de en un formato escrito.