¿Qué sucede si no cumple con el plazo W-2 para los empleados?

Según el Servicio de Impuestos Internos, los formularios W-2 deben enviarse a los empleados a más tardar el 31 de enero para los formularios derivados del año calendario anterior. Si bien es posible que los empleados no los reciban por correo en esta fecha, al menos deben enviarse en este momento. Para las compañías que no siguen este protocolo particular, puede haber consecuencias.

Empleados descontentos

Aparte de cualquier problema oficial que pueda tener con el Servicio de Impuestos Internos (IRS) debido a la falta de envío de formularios W-2 de manera oportuna, es posible que tenga que lidiar con un grupo de empleados muy descontentos, muchos de los cuales probablemente estén esperando Una declaración de impuestos. Los empleados no solo pueden presentar quejas a usted, sino también al IRS, lo que puede estimular una mayor investigación en su compañía si se realizan numerosas quejas sobre el problema.

Multas del IRS

El IRS escalona las multas según la tardanza en que se presenten sus formularios W-2. Se cobra una multa de $ 50 por formulario para los formularios W-2 presentados dentro de los 30 días de la fecha de vencimiento, hasta un máximo de $ 187, 500 para una pequeña empresa. Para los formularios presentados antes del 1 de agosto, pero después de 30 días, la multa aumenta a $ 100 por formulario y una multa máxima de $ 536, 000. La multa máxima es de $ 260 por formulario hasta $ 1, 072, 500 por año para los formularios presentados después del 1 de agosto.

Forma precisa

Además de enviar los formularios W-2 a tiempo, también debe asegurarse de que dichos formularios sean precisos. Según el sitio web del IRS, si envía un formulario W-2 al IRS alegando que pagó a un empleado en particular una cierta cantidad de dinero y no lo hizo, esa persona tiene derecho a demandarlo por daños y perjuicios. Se aplica una multa de $ 530 por formulario sin máximo. También puede tener que pagar una multa de $ 5, 000 por daños y perjuicios por presentar el documento falso y podría estar sujeto a cargos penales.

Registros y Comunicación

A veces, si al menos les dice a sus empleados que se está atrasando con sus W-2 pero está trabajando para sacarlos, puede haber menos descontento que si no dice nada en absoluto. Además, si envía un W-2 antes de la fecha límite, pero se lo devuelven por una dirección incorrecta o antigua, no lo abra ni lo tire. Póngalo en el archivo del empleado y guárdelo en caso de que se comunique con usted para el formulario que se encuentra más adelante; Al menos tienes pruebas de que intentaste enviarlo.