Comunicación cara a cara en los negocios

Los nuevos métodos de comunicación, como los mensajes de texto, el correo electrónico y la videoconferencia, están reemplazando rápidamente la comunicación comercial cara a cara. Solo el 29 por ciento de los estudiantes universitarios prefieren la comunicación cara a cara, según un estudio de la "Universidad de los Medios" de 2010 realizado por el grupo de planificación empresarial Mindshare, Alloy Media y Brainjuicer. En cambio, los estudiantes envían más de 50 mensajes de texto por día. A medida que estos adultos jóvenes se muden al lugar de trabajo, se sentirán más cómodos con las nuevas tecnologías que las generaciones anteriores. Sin embargo, la comunicación cara a cara juega un papel dominante en los negocios.

Beneficios

La gran mayoría de los ejecutivos sigue sintiendo que la comunicación cara a cara es esencial para los negocios, según una encuesta de Forbes Insights realizada en 2009 a más de 750 profesionales de negocios. De hecho, ocho de cada 10 encuestados dijeron que preferían las reuniones cara a cara a las reuniones con tecnología, como las videoconferencias. Las reuniones cara a cara "construyen relaciones comerciales más sólidas y significativas", dijeron, al tiempo que permiten mejores oportunidades sociales para vincularse con clientes y compañeros de trabajo. También es más fácil leer el lenguaje corporal y las expresiones faciales e interpretar las señales de comunicación no verbal. Los encuestados, en su gran mayoría de ellos, convinieron en que la comunicación cara a cara es lo mejor para persuadir, liderar, involucrar, inspirar, tomar decisiones, rendir cuentas, ser sincero, concentrarse y alcanzar un consenso.

Limitaciones

Si bien la comunicación cara a cara es generalmente preferible, existen beneficios para la comunicación remota, escribe Chuck Martin en la revista Chief Information Officer. La comunicación por correo electrónico y mensajería instantánea puede acelerar la discusión para grupos grandes en casos en que los miembros no pueden interrumpir sus horarios de trabajo para reunirse. El correo electrónico también es una mejor manera de programar y confirmar reuniones, ya que todos tendrán una correspondencia confiable y por escrito para consultar si es necesario. Una llamada telefónica es una forma más sensata de mantener una conversación bidireccional rápida sin bloquear el tiempo. Los memos son mejores para piezas de fondo más largas que requieren un mayor nivel de comprensión y comprensión. Algunos propietarios de negocios usan DVD para difundir efectivamente los mensajes corporativos a los empleados, lo cual es una forma breve y atractiva de captar la atención.

Caracteristicas

"Un poco de preparación puede hacer mucho", escribe Marty Nemko de Kiplinger. Los comunicadores más eficaces pueden no saberlo todo, pero han afinado sus discursos para reflexionar sobre un nicho importante en el que están los expertos. Entrando en una interacción preparada es especialmente importante en una reunión cara a cara cuando no puede salir de Google. Lleve notas anotadas pero no lea un guión estricto. Para mejorar la confiabilidad, sea honesto, comparta una historia personal y extraiga la empatía de sus oyentes. Cavar en busca de material fresco y relevante. Involucre activamente a sus oyentes de manera interactiva haciendo preguntas o agregando actividades a su reunión. Por último, Nemko recuerda: "Cuando hablas, piensa como un pianista de concierto: en prácticamente cada oración, varía tu tono, ritmo e intensidad. Incluye pausas dramáticas".

Conceptos erróneos

Nectarios Lazaris, CIO del estudio de arquitectura global Woods Bagot, dijo a la revista Forbes: "Lo único que se pierde (en la videoconferencia) es que las personas no están sentadas en la misma sala. Aparte de eso, es lo mismo". Sin embargo, es un mito que los resultados de la usabilidad remota son tan buenos como los resultados cara a cara, escribe Corrie Kwan, Jin Li y May Wong en una edición de julio de 2010 de la revista UXMatters. "Sin una manera de observar a los participantes del estudio durante los estudios de usabilidad remota, los facilitadores no pueden detectar señales no verbales", concluyen los autores, señalando la importancia perdurable de la comunicación cara a cara en los negocios. Sostienen que muchas interacciones comerciales se basan en la empatía, la conexión y la comprensión iniciadas por señales no verbales, que es difícil de construir sin reunirse con los participantes reunidos en la misma sala.

Consideraciones

El tiempo es el mayor impedimento para la comunicación cara a cara en los negocios. Los ejecutivos con exceso de trabajo a menudo sienten que simplemente no tienen el tiempo para reunirse con todos los empleados e interactuar de manera significativa. Para maximizar su tiempo, reúnase, por ejemplo, con un puñado de altos ejecutivos para una reunión de una hora el lunes para abordar los problemas más importantes de la semana y solicitar informes de varios departamentos. Al día siguiente, reúnase con cada miembro individual para revisar los informes y los mensajes importantes que han compilado para usted. El miércoles, reúnase con los gerentes operativos, y el jueves, con los supervisores de primera línea. Para el viernes, sus empleados de primera línea tendrán un nuevo sentido de dirección. A pesar de que se reunirá con todos cara a cara, debe publicar sus notas de reunión electrónicamente en línea para que otros empleados las revisen, manteniendo así abiertos los múltiples canales de comunicación.