Cómo usar la comunicación para mantener la estructura de la organización en un proyecto

No importa la naturaleza de su proyecto empresarial, la comunicación adecuada es vital para el éxito. Llevar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto requiere el aporte y la cooperación de cada miembro del equipo, y es esencial que cada miembro del equipo mantenga líneas claras de comunicación con el gerente del proyecto en todas las etapas del proyecto. Hay una serie de herramientas y técnicas que los gerentes y los líderes de proyectos pueden usar para asegurar que todos estén progresando a medida que se acerca la fecha de finalización del proyecto.

Asegúrese de que todos los miembros del equipo estén utilizando el mismo conjunto de productos de comunicación. Todos los que trabajen en el proyecto deben compartir un producto de comunicador instantáneo para aumentar la comunicación del departamento. Los usuarios también deben utilizar la misma plataforma de correo electrónico, ya que esto facilitará la programación de citas, el envío de archivos adjuntos y el intercambio de notas.

Programe una reunión semanal permanente al comienzo del proyecto y respete el calendario de reuniones lo más estrechamente posible. Si bien siempre habrá emergencias que forzarán la reprogramación, o incluso la cancelación, de la reunión de estado del proyecto, es importante reunirse con la mayor frecuencia posible. Las reuniones regulares son la mejor manera de identificar posibles problemas que podrían forzar el proyecto a retrasarse.

Configure un espacio de trabajo compartido en Internet o en la intranet de la empresa, y use ese sitio para compartir documentos en lugar de enviar por correo electrónico planes de proyectos y notas de un lado a otro. Póngase en contacto con su administrador de red para configurar un sitio dedicado para su proyecto.

Programe reuniones individuales con los miembros clave del equipo del proyecto a medida que se acercan los plazos importantes. Pida a los miembros del equipo que traigan a la reunión cualquier elemento del proyecto que se pueda entregar para que puedan revisarse. Muchos proyectos fallan porque los miembros del equipo piensan que van por buen camino cuando, de hecho, están trabajando en algo que está fuera del alcance del proyecto real.

Comuníquese con el equipo de administración de manera regular a medida que avanza el proyecto. Asegúrese de que el equipo de administración entienda el alcance del proyecto y cómo está progresando. Proporcione actualizaciones periódicas sobre el proyecto y programe reuniones individuales con los gerentes pertinentes si el proyecto corre el peligro de atrasarse o ir más allá del presupuesto.