¿Cómo se escribe una factura de venta?

Siempre que venda algo de valor, es una buena idea proporcionarle a su cliente la documentación de la transacción. Si usted es el comprador, le conviene tener pruebas de que el artículo ahora le pertenece. Una factura de venta es el tipo de documento escrito que se ha utilizado durante siglos para lograr este propósito, según Nolo.com.

Función

Un recibo de venta sirve para proporcionar un registro escrito de los términos y circunstancias de una venta y para proporcionar al comprador una prueba de que la propiedad ha sido transferida a ella. Cuando su empresa realiza una venta, la factura de venta es útil como registro para fines contables y fiscales. Las facturas de venta se utilizan, y en ocasiones son exigidas por la ley estatal, cuando una empresa vende automóviles, barcos y una variedad de otras propiedades, como electrodomésticos, computadoras, productos electrónicos y muebles.

Información básica

No existe un formato único para una factura de venta, pero debe indicar claramente que su negocio está transfiriendo la propiedad de la propiedad al comprador. En general, el elemento más una descripción se incluye junto con la información de identificación, como el número de serie del producto. El nombre de su empresa, el precio, la fecha y la ubicación de la venta deben estar escritos en la factura de venta. Es posible que deba incluir el nombre del comprador. Una factura de venta debe indicar si la venta incluye una garantía o si usted está vendiendo el artículo "tal como está".

Procedimiento

Puede escribir una factura de venta a mano. Sin embargo, cuando maneja un negocio y proporciona facturas de venta regularmente, usar un formulario impreso es más fácil y ahorra tiempo. Las facturas de venta de uso general están disponibles en las tiendas de artículos de oficina. Como alternativa, puede encontrar plantillas de factura de venta en línea y, por lo general, imprimirlas de forma gratuita. Una factura de venta debe hacerse en el momento de la venta y entregarse al cliente después de recibir el pago. Como vendedor, debe firmar la factura de venta. Para artículos pequeños, es posible que sus clientes no necesiten firmar, pero que tengan que hacerlo para transacciones grandes como la transferencia de la propiedad de un automóvil. Déle al comprador una copia de la factura de venta completada y guarde otra copia para sus registros.

Consideraciones

Algunas transferencias de propiedad, como la venta de un automóvil o un barco, están reguladas por agencias estatales. Típicamente, estas ventas involucran propiedades que requieren un título. En algunos estados, el título en sí mismo sirve como una factura de venta. En otros, se necesita un documento separado. Los estados pueden exigir que una factura de venta cumpla con los criterios específicos, por lo que debe consultar con el departamento estatal apropiado de licencias para el tipo de propiedad involucrada. Es posible que también necesite tener su firma como vendedor ante notario. Cuando venda automóviles, furgonetas y otros vehículos motorizados, el kilometraje y una descripción de la condición o el historial del vehículo deben escribirse en la factura de venta. En algunos estados esto es obligatorio.