Cómo archivar con un sistema de archivo con código de color

Cree un sistema de archivo con código de color para que su hogar u oficina comercial se mantenga organizado. Un sistema de archivo organizado que aumenta la productividad, le permite encontrar archivos cuando los necesita y ayuda a reducir el desorden. A medida que su negocio crezca, puede agregar nuevas categorías de archivos introduciendo un nuevo color. Al designar un lugar para sus archivos y crear un sistema de archivo efectivo, puede concentrar su tiempo y energía en construir su negocio en lugar de buscar archivos constantemente o despejar su oficina.

1.

Separe los documentos que planea archivar en categorías. Por ejemplo, cree una categoría de archivo para facturas de clientes, recibos de ventas, estados financieros, facturas de proveedores y documentos fiscales. Elige un color para representar cada categoría. Haga una lista de categorías de archivos y el color correspondiente como referencia rápida hasta que memorice el tipo de archivo que representa cada color.

2.

Determine el tipo de archivador que se utilizará para la presentación. Por lo general, los archivadores verticales albergan documentos de tamaño carta, o documentos de aproximadamente 8.5 pulgadas por 11 pulgadas, mientras que los archivadores laterales albergan documentos de tamaño legal, o documentos de aproximadamente 8.5 pulgadas por 14 pulgadas. Elija el estilo de gabinete que mejor se adapte a sus necesidades comerciales.

3.

Compre carpetas de colores que correspondan a los colores que designó para las categorías de archivos. Si usa carpetas de papel manila, compre calcomanías o etiquetas de colores que se adhieran al borde de la pestaña de la carpeta para una fácil visualización.

4.

Coloque los documentos en carpetas de colores y luego coloque las carpetas en el archivador. Organice las categorías de archivos para satisfacer sus necesidades. Por ejemplo, coloque los documentos que ve a menudo o las categorías que agrega con mayor frecuencia en el frente del archivador y las categorías menos utilizadas en la parte posterior. También puede alfabetizar archivos si crea archivos individuales para clientes, pacientes y otros. Si alfabetiza archivos, asigne a cada letra su propio color comprando etiquetas con letras y colores individuales o adjuntando una etiqueta de color en la carpeta y escribiendo la letra en la etiqueta.

5.

Agregue nuevas categorías de carpetas a su gusto asignando un nuevo color a las nuevas categorías.

Cosas necesarias

• Archivador
• Carpetas de colores
• Pegatinas o etiquetas de colores

Consejos

• Elija colores llamativos, como el rojo, el azul y el amarillo brillante que se destacan en el archivador para facilitar el acceso a los archivos.
• Ir a través de su sistema de archivo cada año para ampliar las categorías de archivos, eliminar categorías o combinar categorías.

Advertencia

• Archivo de documentos nuevos tan pronto como sea posible para evitar la creación de desorden no deseado en su oficina.