Cuatro fases que conforman un proyecto

Cualquier proyecto, desde una nueva empresa comercial hasta la construcción de propiedades, se lleva a cabo en fases. La cantidad de fases en un proyecto variará según el tipo de proyecto y las técnicas del gerente, y puede variar de cuatro a seis pasos. Estos pasos se pueden agrupar en cuatro fases que consisten en iniciación y planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre.

Iniciación y planificación

Esta fase a menudo se divide en dos: una para la iniciación y otra para la planificación. Lo primero implica esquemas presupuestarios, el cronograma necesario para la entrega del proyecto, así como el objetivo general del proyecto. La fase consiste esencialmente en exponer la misión del proyecto. En resumen, es una formalización de la idea central del proyecto. La fase de planificación profundiza en un poco más de detalle. Los gerentes considerarán qué pasos y tareas específicas se necesitan para la entrega del proyecto. Cada paso y tarea tendrá sus propios costos estimados y cronograma. Aunque estas estimaciones no necesitan ser totalmente precisas, les da a los gerentes de proyecto una idea general sobre la factibilidad y el tiempo de entrega del proyecto.

Ejecución

La fase de ejecución es el inicio real de la implementación del proyecto. La gestión estricta del presupuesto entra en juego aquí, ya que el proyecto ha salido de la fase de planificación y ahora está en plena marcha. Los gerentes querrán actualizarse constantemente sobre el progreso del proyecto, ya que deben tener pleno conocimiento de cómo el proyecto se está desarrollando. Por esta razón, los gerentes de proyecto se comunicarán constantemente con sus empleados, recibiendo no solo actualizaciones sino también los problemas que el proyecto encuentra. Los gerentes de proyecto también están constantemente en contacto con sus clientes en esta etapa, ya que durante la fase de ejecución los inversionistas están más preocupados por el desarrollo del proyecto.

Monitoreo y Control de Proyectos

Esta tercera etapa a menudo se superpone con la segunda etapa. Específicamente, el monitoreo y control del proyecto involucra a los gerentes asegurándose de que los plazos de las tareas se cumplan y los costos estén dentro de los presupuestos asignados. La mayoría de los proyectos encontrarán problemas en el camino, y estos problemas se rectifican en esta etapa. El gerente también se asegurará de que se cumpla el plan original del proyecto.

Cierre de proyecto

No importa cuántas fases haya en un proyecto, la etapa de cierre es siempre la última. La fase involucra dos elementos. El primero de ellos es hacer un informe que detalla cómo se ejecutó el proyecto en las tres fases anteriores. El informe analizará los objetivos iniciales del proyecto en comparación con su estado actual e identificará los problemas encontrados en el camino y los pasos que se tomaron para resolverlos. El segundo elemento de esta fase es la revisión del proyecto, que es la reunión del equipo del proyecto donde los miembros del equipo pueden aportar sus propios comentarios con respecto a la implementación del proyecto.