Problemas financieros al configurar la contabilidad de base de acumulación

La base de contabilidad devengada considera el momento en que se producen los ingresos y gastos, coincidiendo con ellos cuando ocurren. Los ingresos se reconocen cuando se producen servicios o ventas, independientemente de cuándo se reciben los pagos. Lo mismo se aplica a los gastos: se reconocen cuando ocurren, independientemente de cuándo se realizan los pagos. El método de acumulación de contabilidad es la base oficial reconocida por los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos.

Comparabilidad

Establecer la base de acumulación de la contabilidad y cambiar su metodología de contabilidad afectará la comparabilidad de los estados financieros. Los informes de años anteriores no se pueden comparar con los informes compilados una vez que se implementa el método de acumulación. Por ejemplo, los ingresos en base devengada incluyen tanto ventas en efectivo como por cobrar; los ingresos en efectivo son solo en efectivo sin cuentas por cobrar.

Comparar declaraciones sobre dos bases diferentes es como comparar manzanas y naranjas. Este es un impacto financiero importante de cambiar la metodología contable: hace imposible la comparación con el pasado.

Cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Con el uso de la metodología de acumulación, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar se configuran, generalmente vinculadas a un sistema de contabilidad general. Cuando se compila un informe de balance, muestra las cuentas por pagar y por cobrar. Las cuentas por pagar reflejan facturas que deben pagarse, tanto a largo plazo como a corto plazo, y cada tipo se informa por separado.

Las cuentas por cobrar son fondos a recibir; las empresas monitorean esta cuenta de cerca para asegurarse de que los clientes paguen sus facturas a tiempo. La gerencia examina informes específicos, como un informe de "vencimiento de cuentas por cobrar", para determinar quién debe qué y durante cuánto tiempo.

Cerrando los libros - Ingresos

Cerrar los libros utilizando el método de acumulación implica mirar de cerca el momento de los ingresos. Normalmente se realizan varias acciones. Si se recibieron ingresos que pertenecen a un período futuro, como la matrícula para una clase que comienza el año siguiente, se contabiliza como un "ingreso diferido" o "depósito" - un pasivo. En el año siguiente, esta cuenta se pone a cero y se reconocen los ingresos.

Cuando se cierran los ingresos, otro procedimiento común es buscar las cuentas por cobrar aún no registradas para confirmar que todos los ingresos de un período se recuperan. Finalmente, la provisión para deuda incobrable se configura y evalúa con estimaciones de pérdidas en el área por cobrar. Esta provisión es típica de la base de acumulación de contabilidad y reconoce que no todas las cuentas por cobrar se cobran realmente. Muchas veces, esta provisión se calcula en base a un porcentaje, como el 10 por ciento de las cuentas por cobrar, en base a la historia pasada.

Cerrando los libros - Gastos

Usando la base de acumulación de la contabilidad, los gastos se cierran con un ojo en el tiempo. Los ajustes comunes son para gastos acumulados y gastos pagados por anticipado. Los gastos acumulados son gastos que pertenecen a un período pero que aún no se han ingresado en el sistema. Un ejemplo es una factura de teléfono por un mes que en realidad "pertenece" a un período anterior. Los gastos acumulados se registran como asientos de diario.

Para evitar la doble reserva, estas entradas de diario se anulan o ajustan cuando la factura se ingresa en el sistema pagadero. Este es un desafío importante con el uso del método contable de acumulación: reservar un gasto como entrada de diario y nuevamente en el sistema de cuentas por pagar. Los gastos acumulados deben ser monitoreados en todo momento, incluso después del cierre oficial de los libros.

Los gastos pagados por anticipado son gastos que se han pagado por un período futuro. Un ejemplo es el pago de un seguro que cubre más de un período. A medida que avanza el tiempo, se reconoce el gasto. Los gastos pagados por anticipado son cuentas de activos, no realmente cuentas de "gastos".

Consideraciones

Si está planeando cambiar la base contable para fines tributarios, debe informar al Servicio de Impuestos Internos de su cambio utilizando el formulario 3115. Una vez que decida que quiere ir con la metodología de contabilidad de acumulación, vaya con ella y no siga cambiando. adelante y atrás, o terminarás con un gran lío.