Contabilidad de doble entrada que se utiliza con el método de efectivo

La contabilidad con doble entrada es un sistema que rastrea la forma en que los fondos fluyen dentro de una empresa al contabilizar las transacciones como transferencias de una cuenta o categoría de contabilidad a otra. En la contabilidad con doble entrada, cada transacción registrada se compone de dos elementos: un débito, que representa la cuenta cuyo saldo disminuye como resultado de la transacción; y un crédito, la cuenta cuyo saldo aumenta como resultado de la transacción. El método en efectivo de contabilidad registra cada venta cuando el dinero cambia de manos. Esta convención simplifica la contabilidad de doble entrada al reducir el número de variables que el sistema debe rastrear.

Cuentas

Las cuentas en un sistema de contabilidad de doble entrada son las categorías para organizar la información de la contabilidad. Los tipos de gastos, tales como materiales o servicios públicos, se agrupan en una cuenta. Las formas de agrupar pagos o transacciones se agrupan en cuentas, como las cuentas por cobrar o por pagar. Una empresa que utiliza el método de contabilidad en efectivo puede ingresar una transacción en la cuenta de cuentas por cobrar cuando se realiza la transacción, pero la empresa no debe impuestos sobre esta venta hasta que el cliente pague.

Débitos y Créditos

Una empresa que utiliza un método de contabilidad de doble entrada e informa las ganancias utilizando el método de efectivo acreditará su cuenta de efectivo y cargará su cuenta de cuentas por cobrar una vez que se realice el pago del cliente. Sin embargo, la obligación tributaria se acumula cuando el cliente paga en lugar de cuando se realiza la transacción, por lo que los importes de los impuestos adeudados deben ingresarse como parte de la cuenta de impuestos adeudados solo después de que el cliente pague. La cuenta de impuestos se carga cuando se realiza el pago de impuestos.

Realidad y ficción

La contabilidad con doble entrada se basa en un supuesto que es útil para fines contables, pero no siempre es estrictamente cierto: que cada transacción comercial implica una ecuación perfectamente equilibrada. Una empresa que utiliza el método de contabilidad en efectivo y también toma pagos en efectivo debe registrar estos montos como débitos y créditos dentro de su propio negocio, aunque en realidad, los fondos van directamente de la cartera del cliente a la cuenta de efectivo de la empresa. La forma más sencilla de hacer que este tipo de transacción se ajuste a un sistema de contabilidad de doble entrada es debitarlo de las cuentas por cobrar al mismo tiempo que lo agrega a su cuenta de efectivo.

Realimentación

La contabilidad de doble entrada está dirigida a proporcionar un sistema de controles y saldos que puede mostrar si su sistema de contabilidad refleja con precisión la situación financiera de su empresa. Por ejemplo, si ha ingresado todas sus transacciones con precisión, entonces la suma en la cuenta de efectivo de su sistema de contabilidad debe coincidir con la cantidad real de efectivo que tiene disponible. Para una empresa que utiliza el método de contabilidad de efectivo junto con un sistema de contabilidad de doble entrada, las ventas sujetas a impuestos también deben corresponder con el efectivo disponible menos los ingresos salientes.