Escribir un manual de entrenamiento técnico

Como propietario de un negocio, es posible que necesite desarrollar un manual de capacitación técnica para sus empleados o para sus clientes. Ya sea que elija escribir el manual usted mismo, asignar el proyecto a uno de los miembros de su personal capacitado o subcontratar la escritura a un contratista, el desarrollo del manual debe seguir ciertas pautas para satisfacer las necesidades de quienes utilizarán el material de capacitación. .

Identifique su audiencia

Antes de realizar cualquier escrito o investigación, identifique quién usará el manual. Si el material es para sus clientes, necesitan instrucciones estructuradas para un usuario principiante. Si está creando el manual para sus empleados, es posible que deba incluir algunas pautas específicas para su empresa al escribir el material. Por ejemplo, aunque un producto en particular puede tener una variedad de capacidades, es posible que desee limitar a sus empleados a un subconjunto más pequeño de esos e incluir esas restricciones en su manual de capacitación.

Determine sus objetivos

Después de que haya desarrollado un perfil básico de su audiencia, decida cuáles son sus objetivos al escribir el manual de capacitación. En general, un manual de capacitación técnica proporciona instrucciones paso a paso al usuario sobre cómo usar un producto. Al determinar los objetivos para su manual, decida si simplemente debe proporcionar instrucciones básicas o profundizar en el uso del producto. Por ejemplo, aunque el uso básico de su software puede ser para escribir cartas, es posible que también desee incluir instrucciones adicionales para crear un boletín informativo.

Incorporar visuales

Las imágenes son útiles para guiar al usuario a través de los pasos explicados en el contenido escrito de su manual de capacitación técnica. Un diagrama de flujo o un diagrama proporciona representaciones gráficas de los pasos en el texto. Cuando sea apropiado, las fotografías o los dibujos pueden indicar al usuario las características específicas de un producto que se describen en las instrucciones. Por ejemplo, su manual puede guiar al usuario a través de cómo conectar una computadora a un enrutador. Una visualización del diseño físico que muestra dónde se conectan los cables de conexión aumenta las instrucciones escritas.

Escribe claramente

Como experto en la redacción del manual de capacitación técnica, debe considerar cuidadosamente su redacción. Tenga en cuenta el nivel de conocimiento que tiene el público objetivo cuando escribe. Si necesitan el manual de capacitación, probablemente no saben mucho sobre el producto. También es posible que no comprendan las siglas o la jerga de la industria que le es natural. Explique cada acrónimo en su primer uso y evite la jerga. Explique los pasos claramente en declaraciones simples. Cree capítulos que se dividan lógicamente en subtemas separados. Haga que un tercero pruebe las instrucciones para asegurarse de que la información sea clara y logre los resultados deseados.