¿Qué efecto tiene la compra de suministros de oficina con efectivo en la ecuación contable?

Antes de que pueda producirse una discusión significativa sobre el efecto que tiene una compra en efectivo de suministros de oficina en la ecuación contable, es importante comprender qué es la ecuación contable y cuál es su importancia para una empresa.

La ecuación contable es la ecuación más importante en el mundo de la contabilidad. Es la base sobre la cual se construye el sistema de doble entrada de la contabilidad y, a pesar de la gravedad de su importancia, es engañosamente simple:

Activos - Pasivos + Patrimonio de los accionistas

¿Qué son los activos?

Los activos son las cosas que posee la empresa que tienen algún tipo de valor económico. Por supuesto, son cosas que la compañía podría vender para ganar dinero, a menos que el activo en cuestión sea dinero.

Los activos se pueden usar directa o indirectamente en las operaciones centrales de la empresa. Por ejemplo, el inventario comercial es un activo que se usa directamente en las operaciones centrales de la empresa, como cuando vende ese inventario directamente al consumidor. Los edificios y vehículos, por otro lado, no se utilizan directamente en las operaciones centrales de la empresa, pero siguen siendo importantes para el funcionamiento de la empresa. Además, estos activos también podrían ser intangibles, en lugar de físicos, como las patentes que posee la empresa.

En el fondo, un activo es algo que tiene valor económico y no se va a gastar en un solo período contable. Se considera un recurso del negocio.

¿Qué son los pasivos?

Si bien tenemos activos en un lado de la ecuación, el otro lado consiste en reclamaciones sobre estos activos. Los pasivos son reclamaciones sobre los activos de la empresa que realizan entidades distintas de los propietarios de la empresa. Las deudas que la empresa tiene con los proveedores son pasivos porque los proveedores tienen un reclamo sobre el efectivo de la empresa y, en caso de que la empresa incumpla con sus deudas, otros activos que la empresa posee. Los pasivos deben pagarse antes de que los propietarios puedan reclamar los activos del negocio.

¿Qué es el capital contable?

Una vez que se han pagado los pasivos de los activos, lo que queda representa el patrimonio de los accionistas, también conocido como el patrimonio del propietario. Esto es básicamente lo que los propietarios pueden reclamar en el negocio. Si el negocio es de un solo propietario o una sociedad, entonces el capital del propietario es simplemente el capital que posee el único propietario o socios en el negocio. Si el negocio está incorporado, entonces el capital del propietario es lo que los accionistas poseen en términos de acciones.

Básicamente, los activos son los recursos que la empresa puede utilizar, incluidos elementos como activos fijos, inventario, efectivo, cuentas por cobrar, etc.

La compañía pagará para obtener estos activos al incurrir en pasivos y obtener parte de los fondos de los propietarios de la empresa. En términos simples, por lo tanto, los activos son reclamados por diferentes partes: los propietarios y los acreedores.

Los tres elementos de la ecuación contable van en el balance general de la empresa, que muestra cuál es la posición financiera del negocio. La posición financiera es simplemente una instantánea de la ecuación contable de la empresa en un momento dado en el tiempo.

Los pasivos consisten en cosas tales como impuestos, cuentas por pagar, etc. El patrimonio de los accionistas consiste tanto en lo que los propietarios inicialmente inyectaron en el negocio como en las ganancias o pérdidas acumuladas desde entonces, menos los retiros que hicieron o los dividendos que recibieron.

La ecuación contable es muy importante porque es muy cierta. De hecho, siempre es cierto. Es en lo que se basan todas las transacciones contables. Cada vez que se realiza una transacción contable, el registro siempre se realiza de forma que la ecuación contable se mantenga equilibrada.

El caso especial de suministros

¿Cómo contabilizas los suministros? ¿Los cuenta como gastos o los considera activos? Bueno, todo depende. Si compra una cantidad inusualmente grande de suministros, que probablemente se usará durante más de un período contable, entonces los cuenta como activos actuales. Luego contará lo que use como gasto en el estado de resultados para el período en que se usa.

Por otro lado, si compra lo suficiente como para que sea probable que se utilice en el período contable determinado, entonces debe contabilizarlo como un gasto en el estado de resultados.

Existe el otro caso de cómo trata los suministros cuando ha pagado en efectivo por los suministros, en lugar de comprarlos a crédito. Si compra una gran cantidad con efectivo, y es probable que se use durante más de un período contable, entonces su activo en efectivo se reduce y su cuenta de suministros aumenta en los activos actuales. La ecuación contable se mantiene equilibrada. Una compra de suministros por dinero en efectivo se registra en las cuentas de efectivo y suministros.

Si compra sus suministros a crédito, y es una cantidad lo suficientemente grande como para usarlos durante más de un período contable, sus pasivos, en términos de cuentas por pagar, aumentan y sus activos actuales también aumentan. El resultado es que su ecuación contable permanece equilibrada. Una compra de suministros a cuenta se registra en las cuentas de pasivos y suministros.

De cualquier manera, los activos se mantendrán igual cuando utilice un activo para comprar otro (porque la disminución en un activo se corresponde con el aumento correspondiente en otro), o aumentarán y se corresponderán con un aumento correspondiente en los pasivos. Los dos lados de la ecuación permanecen iguales.

Entonces, ¿qué sucede cuando compra los suministros suficientes para utilizarlos en el período contable determinado?

En este caso, no puede incluir una entrada para suministros en la sección de activos actuales de la hoja de balance porque ya no se consideran activos.

Si usa efectivo para comprar los suministros, entonces el efectivo disminuirá y los suministros se gastarán en el estado de resultados. ¿Cómo afecta esto a la ecuación contable? Por un lado, parece que no hay una acción de compensación para equilibrar la disminución en efectivo. Sin embargo, recuerde que los ingresos netos de la cuenta de resultados se agregarán posteriormente a los activos de la empresa y se contabilizarán los suministros.

Lo mismo ocurre cuando se compran a crédito. Los pasivos aumentarán y los suministros se gastarán en los ingresos.

Ajuste del balance

Cuando cuente los suministros como activos actuales, debe ajustar el balance general para reflejar su uso de los suministros de oficina en el transcurso del año. Puedes encontrar las entradas en la revista. Simplemente incluya el monto en dólares del ajuste, la fecha y el código de identificación. Luego, cargará en su cuenta de gastos los suministros de oficina y acreditará su cuenta de suministros en la misma cantidad.

Consideraciones para hacer

Cuando se trata de suministros de oficina como un activo actual, entonces el uso de los suministros de oficina disminuirá un activo. Dado que se compraron en efectivo, lo que significa que no se incurrió en pasivos, eso significa que el patrimonio del propietario también disminuirá. Los suministros de oficina se utilizarán como un gasto en el transcurso del período contable, por lo que el patrimonio de los propietarios también se agotará en el transcurso del período contable.