Procesos de comunicación grupal efectivos

La comunicación grupal es tanto una ciencia como un arte. Los científicos del comportamiento y los teóricos de la administración han intentado discernir patrones en la comunicación grupal y prescribir métodos para aumentar la efectividad de la comunicación durante años. Si bien la fusión de diversas culturas en todo el mundo hace de este un tema en constante evolución, hay una serie de elementos que se ha demostrado que fomentan procesos efectivos de comunicación grupal.

Significado

Los grupos, o equipos de trabajo, pueden lograr grandes cosas en empresas pequeñas y grandes por igual. Sin embargo, la efectividad general de un grupo depende en gran medida de la efectividad de las habilidades de comunicación de los participantes. Sin flujos de comunicación positivos, pueden producirse malentendidos entre grupos, creando un ambiente de trabajo desagradable. Sin una comunicación clara entre los líderes de grupo y los trabajadores, la productividad puede disminuir a medida que los trabajadores luchan por comprender sus funciones específicas de trabajo.

Los estilos de comunicación pueden variar según la dinámica de grupo. Por ejemplo, es probable que los grupos geográficamente dispersos conectados a través de Internet se comuniquen de manera muy diferente a las personas que trabajan en la misma habitación todos los días. Cualquiera que sea el entorno, la forma en que los grupos se comunican en su empresa puede influir directamente en el éxito de sus objetivos estratégicos.

Cultura de la empresa

Inculcar una cultura de apertura, honestidad y confianza entre los compañeros de trabajo es vital para una comunicación grupal efectiva. Todos los participantes del grupo deben sentir que son libres de contribuir lo mejor que puedan sin el temor de ser rechazados, insultados o con repercusiones políticas. Los grupos deben poder unir sus recursos intelectuales para alcanzar su plena efectividad, y eso solo se puede lograr cuando todos los miembros estén listos y puedan enfrentar nuevos desafíos de manera innovadora.

Respeto por los individuos

El respeto individual es clave para una comunicación grupal efectiva. Los límites jerárquicos claros en las reuniones pueden sofocar las ideas y los puntos de vista de los empleados de menor rango. Cada individuo debe creer verdaderamente que su aporte será valorado y considerado, sin una influencia indebida dada al aporte de los gerentes y ejecutivos. Este tipo de respeto por la individualidad de los miembros del grupo no puede llegar a buen término a través de políticas formales; los ejecutivos y gerentes deben liderar con el ejemplo en esta área, alentando primero a los empleados a contribuir en las reuniones, luego reconociendo y considerando las opiniones de todos los participantes.

Etiqueta de negocios

Adherirse a un código común de etiqueta en los grupos de trabajo puede ayudar a que los procesos de comunicación sigan siendo productivos y colaborativos al reducir las distracciones y los sentimientos de resentimiento. Si todos los miembros del grupo se visten profesionalmente, hablan cortésmente, evitan los temas de conversación irrelevantes y divisivos y, en general, evitan ofender a otros miembros del grupo, un equipo puede encontrar más fácil unir y formar una unidad cohesiva. La falta de atención a la etiqueta, por otro lado, puede crear divisiones al mismo tiempo que fomenta los chismes y los sentimientos de resentimiento, todos los cuales pueden presentar serios impedimentos para una comunicación efectiva.

Teorias

Varias teorías intentan analizar y explicar la dinámica de la comunicación grupal y los elementos que determinan su efectividad. Una de estas teorías es la Teoría de la Decisión de Emergencia expuesta por Aubrey Fisher. Decision Emergence afirma que los nuevos grupos avanzan a través de cuatro etapas que llevan al grupo de una colección diversa de individuos a una unidad productiva con experiencias compartidas, métodos de decisión, ética de trabajo y valores.

La teoría de la estructuración sugiere que los individuos en nuevos grupos actúan de acuerdo con un conjunto de reglas previamente reconocidas, y luego alteran esas reglas a lo largo del tiempo en función de las experiencias únicas del grupo.