Cómo escribir un presupuesto de la Conferencia Regional para una organización sin fines de lucro

Muchas organizaciones sin fines de lucro utilizan conferencias para recaudar fondos para la asociación, mientras que otras consideran que una conferencia es un gasto. Las conferencias regionales generalmente atraen multitudes más pequeñas que las nacionales, por lo que tendrá que planificar economías de escala más bajas. Al crear el presupuesto para su reunión, conocer sus objetivos finales le ayudará a planificar sus gastos y actividades de marketing para alcanzar sus objetivos.

Obtenga los presupuestos de la conferencia anterior, así como los presupuestos que se remontan a por lo menos tres años, si es posible. Obtenga copias de todos los contratos para cada conferencia, incluidos el lugar, la restauración, el audiovisual, el marketing, los oradores y el transporte. Comuníquese con su organización nacional si es un capítulo o distrito que realiza una conferencia regional y pregunte qué apoyo financiero, de mercadeo o logístico brinda la oficina nacional. Pregunte si tiene alguna obligación financiera de recibir representantes nacionales o promocionar patrocinadores.

Escriba una lista de las actividades que se llevarán a cabo en la conferencia según lo estipulado por su junta o comité de conferencia, y todos los gastos relacionados con esas actividades. Incluya fiestas de cócteles, banquetes, torneos de golf o tenis, conferencias, reuniones de comités, ferias comerciales, actividades para cónyuges e hijos y baile. Escriba una lista de gastos no relacionados con actividades, como alojamiento y viajes de miembros de la junta, marketing de conferencias, impresión de libros de programas, visitas a sitios, caseta de registro y solicitud de proveedores.

Cree un documento maestro de presupuesto que indique sus ingresos y gastos proyectados en el lado izquierdo de la página. Incluya fuentes de ingresos tales como cuotas de inscripción, cuotas de actividades, publicidad de libros de programas, patrocinios, stands de ferias comerciales, oportunidades de sorteo de productos y sorteos. Enumere sus gastos por costos fijos y variables. Por ejemplo, sus gastos audiovisuales no cambiarán con sus números de registro, pero sí lo harán los costos de sus alimentos y bebidas.

Desarrolle presupuestos extraordinarios para diversas áreas de su conferencia, como educación, entretenimiento, actividades, marketing, logística en el lugar y feria comercial. Mostrar los costos para gestionar cada área. Por ejemplo, la logística en el lugar puede incluir personal de la mesa de registro, walkie-talkies, insignias, software de registro, servicio de transporte y bolsas para los asistentes. Un presupuesto de marketing debe incluir todas las promociones y publicidades impresas y digitales previas y posteriores al evento.

Póngase en contacto con posibles oradores u organizaciones que puedan proporcionar oradores para determinar si tendrá que pagar tarifas de oratoria y cualquier viaje, alojamiento, comidas y tarifas incidentales. Póngase en contacto con proveedores de la industria que podrían proporcionar oradores gratuitos a cambio de la exposición en su evento. Solicite voluntarios de su membresía que planeen asistir al evento a sus expensas y que sean expertos calificados y oradores experimentados.

Haga tres copias de su presupuesto para que pueda crear escenarios basados en una asistencia baja, moderada y alta, y proyecciones de ingresos bajos, moderados y altos. Examine el efecto de los diferentes niveles de asistencia y determine dónde necesitará recortar los gastos o tendrá la oportunidad de aumentar los gastos, en función de los niveles de asistencia y la participación del patrocinio.