Etiqueta de una recepcionista

Su recepcionista es la cara de su negocio, la primera impresión que tienen muchos clientes. Una buena recepcionista hace que los visitantes se sientan bienvenidos y cómodos. Cualquiera que sea la razón para presentarse, la recepcionista ayuda a resolverlo. Unas pocas reglas básicas de etiqueta pueden hacer toda la diferencia.

Vestirse para el trabajo

Cualesquiera que sean sus reglas para la vestimenta de negocios, su recepcionista debe cumplirlas. Lo que es apropiado usar para la oficina principal depende de sus estándares, la comunidad local y su línea de trabajo. Un corredor de bolsa o un consultorio médico puede querer un aspecto profesional, pero la ropa informal puede ser aceptable en otros campos.

Saludar, asiento y trato

Una firma de personal resumió los deberes de una recepcionista como "saludar, sentar y tratar".

• Saludar a los clientes, y preguntarles qué necesitan.
• Si tienen que esperar, invítalos a tomar asiento.
• Ofrézcales bocadillos y café gratuitos o diríjalos a las máquinas expendedoras, según la configuración de su oficina.
• Proporcionar instrucciones sobre la ubicación del baño si es necesario.

Es una rutina simple, pero le da a los visitantes de la oficina la sensación de que son bienvenidos.

Importancia de la etiqueta del teléfono

Las recepcionistas también se ocupan de las llamadas telefónicas, y la cortesía telefónica también es importante para su negocio. El tono de la recepcionista debe ser alegre y amigable. Una parte importante de la etiqueta del teléfono es simplemente escuchar al cliente, incluso si el cliente tiene un mensaje largo o divaga. La recepcionista debe anotar los números y otra información clave que proporcione el cliente, volver a verificar que las notas sean correctas y hacer preguntas si es necesario.

Teléfono Vs. Tiempo de Cara

Es inevitable que tarde o temprano su recepcionista tenga que tratar con alguien en su oficina y con otra persona por teléfono. Como regla general, es mejor tratar con la persona en persona y luego con la persona en el teléfono. Si la recepcionista tiene que pedirle a una de las partes que espere, debe hacerlo con cortesía, no como si fuera una molestia. La recepcionista puede preguntar a la persona que está hablando por teléfono si preferiría que le devolvieran la llamada si no desea retenerla. Si la oficina está lo suficientemente ocupada para que los clientes se estén alineando o las llamadas sigan dirigiéndose al correo de voz, es probable que sea hora de agregar una segunda recepcionista.

Cómo lidiar con el problema del cliente

Necesita una recepcionista que pueda manejar el problema del cliente ocasional: un cliente descontento que desea una devolución, o uno que está enojado o nervioso. Un recepcionista bien capacitado escucha lo que el cliente tiene que decir, expresa simpatía y soluciona el problema, si es posible. A veces, simplemente repitiendo lo que alguien dice ("¿Entonces no cree que nuestro software funciona como lo prometimos?") Hace que el cliente sienta que lo están escuchando. Si el problema requiere que alguien más alto en la cadena de mando, la recepcionista debe pasar el cliente sin problemas a alguien que pueda resolver las cosas.