¿Cuáles son las funciones de un departamento de compras en una organización?

La mayoría de las compañías importantes e incluso algunas organizaciones gubernamentales tienen un departamento de compras o adquisiciones como parte de las operaciones diarias. Estos departamentos brindan un servicio que es la columna vertebral de muchas organizaciones de manufactura, minoristas, militares y otras organizaciones industriales. Muchas personas, incluso algunas de las que trabajan para estas compañías, desconocen lo que hace el departamento de compras, por qué existe o para qué sirve. Para comprender mejor cuál es el rol del departamento de compras, considere algunas funciones que realiza.

Propina

• El departamento de compras es responsable de obtener las materias primas y otros recursos al mejor precio posible.

Obtención de materias primas y otros recursos

Una de las funciones del departamento de compras es obtener todos los materiales necesarios para la producción o el funcionamiento diario de la empresa u organización gubernamental. Para una empresa manufacturera, esto podría incluir materias primas como hierro, acero, aluminio o plásticos, pero también podría incluir herramientas, maquinaria, camiones de entrega o incluso los suministros de oficina necesarios para las secretarias y el equipo de ventas.

En un entorno minorista, el departamento de compras se asegura de que siempre haya suficiente producto en los estantes o en los almacenes para mantener a los clientes contentos y mantener la tienda bien surtida.

Con una pequeña empresa, es especialmente importante mantener el orden del inventario a un nivel razonable; la inversión de grandes cantidades de capital en exceso de existencias podría ocasionar problemas de almacenamiento y una escasez de capital para otros gastos, como publicidad o investigación y desarrollo. La compra también supervisa a todos los proveedores que suministran a una empresa los artículos que necesita para funcionar correctamente.

Alcanzando el mejor precio posible

Un departamento de compras también se encarga de evaluar continuamente si está recibiendo estos materiales al mejor precio posible para maximizar la rentabilidad. Esto puede ser un desafío para una pequeña empresa que puede comprar en cantidades menores que un proveedor más grande y que, por lo tanto, puede que no reciba el mismo tipo de descuentos por volumen. Un departamento de compras en una pequeña empresa necesita darse una vuelta para encontrar a los mejores proveedores a los precios más razonables para los pedidos de tamaño particular de la compañía.

El personal del departamento de compras puede comunicarse con proveedores alternativos, negociar mejores precios para pedidos a granel o investigar la posibilidad de obtener materiales más baratos de fuentes alternativas como parte de sus actividades diarias.

Papeleo y contabilidad

Los departamentos de compras se encargan de todo el papeleo relacionado con la compra y entrega de suministros y materiales. Las compras aseguran la entrega oportuna de materiales de los proveedores, generan y rastrean las órdenes de compra y trabajan junto con el departamento de recepción y el departamento de cuentas por pagar para garantizar que las entregas prometidas se reciban en su totalidad y se paguen a tiempo. En una pequeña empresa, esto significa trabajar estrechamente con el departamento de contabilidad para garantizar que haya suficiente capital para comprar los artículos comprados y que el efectivo fluya sin problemas y que todos los pagos se realicen a tiempo.

Cumplimiento de los Protocolos Comerciales.

El departamento de compras también debe asegurarse de que cumple con todas las políticas de la compañía. Por ejemplo, en una pequeña empresa, los miembros individuales del personal pueden comunicarse con el departamento de compras sobre las necesidades de compra para cosas como suministros de oficina o computadoras. Antes de realizar una compra, el departamento de compras debe asegurarse de que respeta los protocolos adecuados para la compra y la aprobación del presupuesto y debe asegurarse de que los artículos se compren de acuerdo con la política general de compras de la organización.