¿Qué significa escribir párrafos en formato de negocios?

Los documentos comerciales, como cartas, correos electrónicos, memorandos e informes, utilizan párrafos para separar diferentes tipos de información, argumentos e ideas. Los párrafos escritos en formato de negocios están estructurados de manera formal, profesional y bien organizada. Cuando esté escribiendo un documento comercial, tenga en cuenta cómo aparecerá el párrafo en papel, la organización del párrafo y su ubicación dentro del documento total. Sea consistente en la forma en que da formato a sus párrafos. Use un lenguaje conciso y un estilo simple para que el lector se mantenga enfocado en su mensaje.

Formato de bloque

El formato visual más común para párrafos en un documento comercial es el formato de bloque en el que el principio de un párrafo no está sangrado. En cambio, todo el párrafo está espaciado a un solo espacio y está justificado por la izquierda, lo que significa que está alineado con el margen izquierdo del papel. Se inserta una línea en blanco después de cada párrafo para separarla del siguiente párrafo o elemento del documento. El semibloque, en el que el inicio de cada párrafo está sangrado, se usa con menos frecuencia.

Fuente

Los párrafos de un documento de negocios se escriben en una fuente tradicional como Times New Roman de 12 puntos. Evite usar fuentes inusuales que distraigan del contenido de su escritura. Utilice la misma fuente en todo el documento, a excepción de los encabezados, que pueden usar un tamaño de fuente más grande o estar en negrita.

Contenido de párrafo

Cada párrafo debe abordar una sola idea principal. Introduzca la idea principal en una declaración general en la primera oración del párrafo. Siga esta oración temática con unas pocas oraciones que apoyen la idea principal. Estos pueden consistir en detalles informativos o un argumento para defender su idea. Envuelva el párrafo con una oración de resumen. Si un párrafo es demasiado largo, corre el riesgo de perder la atención del lector. En su lugar, organice un párrafo largo en dos o más párrafos más pequeños.

Orden de párrafo

Un documento comercial, como un informe o una carta, comienza con un párrafo que introduce el tema del documento. A esto le siguen uno o más párrafos que desarrollan el tema. Un párrafo final resume la información que ha proporcionado o le pide al lector que tome una acción específica. Por ejemplo, una carta que presenta los motivos de una campaña publicitaria puede comenzar con un párrafo introductorio que propone la campaña, seguido de tres párrafos, cada uno de los cuales detalla una razón separada para la campaña y un párrafo final que solicita al lector que apruebe la campaña. Si el documento es extenso, use encabezados para separar las secciones principales.

Estilo

Si bien el tono puede ser amigable, los documentos comerciales están escritos en un estilo formal. Su escritura puede ser leída por personas que se encuentran en el destinatario original y conservada por una compañía durante muchos años, así que evite los comentarios personales. Mantenga su escritura a un nivel profesional utilizando un lenguaje neutral al género, así como la gramática y la ortografía adecuadas. Mantenga sus oraciones cortas y al punto. Evita los clichés, las contracciones y la jerga.