¿Cuáles son los elementos de una reunión de equipo de colaboración?

La colaboración es una determinación colectiva para llegar a un acuerdo o alcanzar un objetivo mediante el intercambio de información y el consenso del grupo. Una reunión de equipo de colaboración ocurre cuando un grupo de individuos con diferentes habilidades, experiencia y responsabilidades se unen para trabajar hacia un objetivo común. La mayoría de las reuniones de equipo de colaboración tienen ciertos elementos en común que permiten al grupo alcanzar un resultado exitoso.

Planificación

La planificación de una reunión de colaboración establece el tono de su dirección. En una reunión de colaboración, la agenda o el expediente es una lista de temas para discutir en orden de importancia. Antes de la reunión, los participantes reciben una copia de la agenda para que todos estén al tanto de lo que se trata la reunión y puedan prepararse en consecuencia. Los participantes pueden agregar elementos a la agenda o pedir que ciertos temas tengan más o menos tiempo. Las agendas de reuniones anteriores pueden ayudar al grupo a realizar un seguimiento del progreso general de la colaboración.

El establecimiento de metas

El logro de objetivos es el resultado típico de cualquier reunión de colaboración. Los participantes deben identificar el resultado esperado de la colaboración y acordar el objetivo de la reunión. Esto incluye designar funciones de liderazgo como facilitador, cronometrador y registrador. Por lo general, los miembros del equipo también completan tareas individuales en la reunión del equipo que son útiles para lograr los objetivos generales.

Comunicación

Para una colaboración exitosa, la interacción es necesaria, ya sea en persona o virtual. Durante la reunión, cada participante comunica su punto utilizando diversas herramientas, como folletos, diagramas de pizarra o presentaciones en power point. La comunicación también implica habilidades de manejo de conflictos para ayudar a las personas con diferentes puntos de vista a evitar cuellos de botella durante la reunión o para tratar con un miembro del equipo extremadamente crítico.

Decisión

Las reuniones de equipo de colaboración generalmente utilizan la toma de decisiones basada en el consenso para llegar a un acuerdo con el que todos puedan vivir. En un grupo de colaboración, ningún participante está completamente satisfecho con la decisión del grupo y el resultado generalmente implica un compromiso de todos los participantes. En casos de desacuerdo inquebrantable, el facilitador puede pedir un voto mayoritario si esa es la única manera de llegar a una decisión.