Cómo escribir una agenda basada en problemas

Una agenda basada en temas es una herramienta útil que lo ayuda a mantener las reuniones encaminadas y a garantizar que se atiendan todos los asuntos importantes mientras se reúne a su grupo. Crearlo requiere identificar problemas importantes, priorizarlos y determinar los modos de acción necesarios para cada uno. Las reuniones realizadas de acuerdo con una agenda basada en temas se mueven de manera más eficiente y efectiva. Estos son los pasos que puede seguir para escribir una agenda basada en problemas.

Determine los problemas para su reunión

Identifique los problemas que su grupo u organización debe discutir durante la reunión. Haga una lluvia de ideas sobre los problemas acuciantes con los que se enfrenta, como las preocupaciones presupuestarias, los contratos de arrendamiento de tierras, las posiciones de personal, la comercialización u otros temas importantes de discusión. Discuta ideas de temas con compañeros de trabajo. Consultar un calendario puede ayudarlo a designar problemas pertinentes a próximos eventos o fechas límite. Revise las actas de las reuniones anteriores para abordar los problemas pendientes o presentados del pasado.

Organizar los problemas en función de la puntualidad o la importancia

Establecer prioridades para todos los problemas identificados. Puede elegir dividirlos de acuerdo con sus plazos o plazos. Muchas cuestiones deben abordarse en una fecha determinada para tomar medidas al respecto. Otros temas pueden ser priorizados en la agenda en función de su importancia. Los artículos importantes, como el presupuesto, las reparaciones o las compras, a menudo deben incluirse en la agenda debido a la necesidad más pronto que tarde. Los elementos más importantes, ya sean basados ​​en la puntualidad o la importancia, deben colocarse primero en su agenda; Los elementos menos importantes pueden aparecer en la parte inferior de la agenda.

Identificar acciones requeridas para problemas

Proporcionar las acciones necesarias con cada problema. Es posible que los asistentes a su junta o reunión no sepan qué se debe hacer para actuar en los puntos de la agenda. A veces, se requiere una moción para una mayor investigación. Muchos artículos requieren un movimiento aprobado por la mayoría para avanzar con una compra, la contratación de personal u otras decisiones importantes. Otras instancias requieren una resolución para proporcionar soporte para el problema. Otros temas de la agenda no requieren más acción que el hecho de proporcionar información a los asistentes a la reunión. Los requisitos de acción son partes integrales de cualquier agenda basada en temas.

Programar tiempo para discutir artículos que no están en la agenda

Incluya un tiempo para la discusión en el foro abierto cuando se puedan abordar o identificar nuevos temas para un examen más detallado. Si bien los detalles más importantes pueden incluirse en una agenda basada en temas, los miembros de la junta o los asistentes a la reunión pueden conocer o elegir discutir temas adicionales que sean importantes para el negocio realizado por su grupo u organización. Sin un tiempo designado en su agenda para abordar temas adicionales, está obstaculizando la capacidad de su grupo para tratar efectivamente asuntos importantes, importantes y urgentes. Una oportunidad de foro abierto es esencial para el correcto funcionamiento de su agenda.