Comprensión de la escasez y el exceso de efectivo en el estado de resultados

Debe realizar un seguimiento del manejo de efectivo para su pequeña empresa. Idealmente, desea que su estado de ingresos muestre una correlación del 100 por ciento entre los recibos de efectivo esperados y el efectivo disponible, pero esto no siempre sucede. Cuando experimenta una escasez de efectivo o excedentes, debe comprender la fuente de las discrepancias. Los reportará en su estado de resultados con base en una cuenta especial creada para rastrear los problemas de efectivo.

Cuenta para Cash Short and Over

Cree una cuenta titulada "Cash Short and Over". Esta cuenta debe indicar cualquier discrepancia de efectivo para el período contable. Su estado de resultados debe incluir esta cuenta y el saldo.

Manejo de efectivo

Puede comenzar a comprender las razones de las discrepancias de efectivo en su estado de resultados al examinar el manejo de efectivo en su negocio. Si las cantidades son pequeñas, es posible que tenga un cajero o manejador de efectivo que simplemente esté cometiendo errores. Un empleado deshonesto puede tomar pequeñas cantidades para cubrir la escasez al hacer que parezcan errores. Ajuste sus controles de manejo de efectivo en el punto de compra y vuelva a capacitar a cualquier empleado que tenga un problema crónico de manejo de efectivo.

Descuentos no reportados

Es posible que experimente discrepancias de efectivo en su declaración de ingresos porque un empleado le dio un descuento sin documentarlo. Mostrará un monto de pago esperado para un producto, pero habrá tomado menos que eso. Asegúrese de que todos los descuentos estén autorizados por la gerencia y documentados por el empleado que emite el descuento, de modo que pueda equilibrar su cuenta Cash Short y Over.

Recargos no declarados

Experimentará excedentes en efectivo si a un cliente se le cobró por un servicio o producto adicional y el empleado no lo denunció. Sus expectativas de efectivo están vinculadas a las ventas, y si un cliente pagó más de lo que indica un recibo de venta o factura, tendrá más efectivo disponible de lo que predice su documentación. Asegúrese de que todas las transacciones estén documentadas.

Factura impaga

Si recibió una factura marcada como "pagada" y el dinero no fue realmente cobrado, mostrará una discrepancia de efectivo. Este es un error de contabilidad, y debe aplicar controles de efectivo que garanticen que los cobros solo se cuentan cuando se recibe el pago.

Cash Back en compras de crédito

Si otorga crédito a un cliente, los empleados deben saber cómo emitir reembolsos o reembolsos parciales. Si un empleado devuelve dinero en efectivo después de que un cliente haya realizado una compra a crédito, experimentará una escasez de efectivo.

Cheques malos

Los cheques sin fondos deben ser retirados de sus recibos de efectivo. Si un empleado no lo hace, mostrará menos efectivo del que indican sus registros que debe tener. Esto ocurre porque el cheque original se cuenta en un depósito, pero el cheque devuelto no se resta de los recibos de efectivo.

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