Cómo conseguir que los empleados escriban procedimientos detallados de su trabajo

A menudo, las personas más cercanas al funcionamiento de su empresa son sus empleados. Debido a que su personal puede realizar las tareas y los procedimientos regularmente, es posible que incluso sepan más sobre estos procesos que usted. Un manual que contiene instrucciones de procedimiento puede ser un activo valioso para su empresa. El manual más efectivo puede ser el resultado del aporte directo de sus empleados. Haga que los empleados escriban procedimientos detallados de su trabajo para compilar un manual de procedimientos.

1.

Elija el trabajo que necesita procedimientos escritos. Las actividades que las personas encuentran confusas o tareas complicadas con muchos pasos pueden beneficiarse de los procedimientos. Las tareas importantes que los empleados deben completar sin cometer errores también pueden beneficiarse de los procedimientos escritos.

2.

Aliente a los empleados a pensar cómo realizan las tareas para comenzar a tomar conciencia del proceso. Los empleados pueden desear tomar notas de los puntos que desean recordar acerca de cómo realizan una tarea. Si los empleados tienen instrucciones o manuales que los ayuden a realizar la tarea, deben reunir estos materiales.

3.

Reúna a todos los empleados que trabajan juntos en una tarea (si corresponde) y escriba un borrador de colaboración del proceso. Use una pizarra o pizarrón para que todos puedan ver los pasos a medida que los crea, comenzando desde el primer paso y siguiendo todo el proceso. Comience cada paso con un verbo para hacer el procedimiento orientado a la acción y conciso.

4.

Discuta el borrador del procedimiento para asegurarse de que incluya el proceso de manera correcta y precisa. Luche por instrucciones concisas y directas. Si puede agregar a los pasos proporcionando detalles breves sobre por qué son importantes, agregue esta información adicional. Realice las revisiones o ajustes necesarios.

5.

Agregue diagramas o imágenes a los procedimientos si ayudan al usuario a visualizar el proceso.

6.

Crear el borrador final de los procedimientos. Revise los procedimientos e imprímalos en papel estándar. Coloque los procedimientos en carpetas, etiquetándolos claramente con un título a lo largo de la columna vertebral de la carpeta. Coloque las carpetas de procedimientos cerca del área donde los empleados realizarán las tareas.

Cosas necesarias

• Aglutinante