Tipos de informes de nómina trimestrales

Los empleadores deben presentar informes periódicos de nómina al Servicio de Impuestos Internos y a la autoridad tributaria estatal. Aunque los informes pueden ser anuales, los informes de nómina trimestrales son más comunes. Además, algunos informes anuales requieren que los empleadores realicen depósitos trimestrales, lo que requiere informes internos de nómina para garantizar que la totalidad de la responsabilidad se pague al final del año. El IRS regula los requisitos para los informes de impuestos federales, pero las pautas de los informes varían según el estado.

Cuarteles

Los informes de nómina se basan en el año calendario, incluso si la empresa presenta el impuesto a las ganancias sobre una base de año fiscal que cubre un período diferente, como del 1 de julio al 30 de junio. Los trimestres de nómina son del 1 de enero al 31 de marzo; 1 de abril hasta el 30 de junio; 1 de julio hasta el 30 de septiembre; y del 1 de octubre al 31 de diciembre. La fecha de vencimiento de los informes de nómina trimestrales suele ser un número fijo de días después del final de un trimestre. Los informes de nómina deben incluir solo los salarios realmente pagados a los empleados durante el trimestre, incluso si el empleador elige acumular los salarios impagos en el mes en que realmente trabajó.

Declaración Federal de impuestos de nómina

La mayoría de los empleadores deben presentar un informe del Formulario 941 del IRS cada trimestre. Este formulario informa el monto del impuesto federal sobre la renta y los impuestos del Seguro Social y Medicare que el empleador retuvo de los cheques de los empleados, así como la parte del empleador de los impuestos del Seguro Social y Medicare. Este informe no detalla las retenciones por empleado, sino que consiste en una suma global para cada impuesto. Cuando los empleadores preparan formularios W-2 para cada empleado al final del año, los totales de cada impuesto reportado en los W-2 deben ser iguales a los totales reportados en todos los 941 informes. Los informes trimestrales de 941 se deben presentar a más tardar el último día del mes siguiente al final del trimestre. Si, durante el trimestre, los empleadores hacen todos los depósitos a tiempo, la fecha de vencimiento se extiende por 10 días. El IRS tiene la opción de permitir que algunos empleadores presenten informes de impuestos de nómina anuales, en lugar de trimestrales, pero el IRS notificará a un empleador si se realiza dicho cambio.

Impuesto Federal de Desempleo

El impuesto federal de desempleo se reporta anualmente, y los empleadores no están obligados a presentar una declaración trimestral. Sin embargo, el IRS requiere que los empleadores hagan depósitos trimestralmente. Esto requiere que los empleadores creen un informe interno para calcular el depósito. Algunos programas de software utilizados para preparar cheques de nómina pueden generar el informe necesario, o los empleadores pueden preparar un informe manual. Los depósitos vencen al final del mes siguiente al final del trimestre.

Impuesto estatal de nómina

En los estados con un impuesto sobre la renta, los empleadores generalmente deben presentar declaraciones de nómina trimestrales para informar el monto del impuesto estatal sobre la renta retenido de los empleados. La fecha de vencimiento varía según el estado. Por ejemplo, Washington requiere que los empleadores presenten un informe antes del final del mes siguiente al final del trimestre, mientras que Maryland requiere el informe a más tardar el día 15 del mes después de que finalice el trimestre. Los empleadores deben ponerse en contacto con su comisión de impuestos estatales para determinar los requisitos.

Impuesto estatal de desempleo

Además de pagar los impuestos federales de desempleo, los empleadores pueden tener que remitir el impuesto estatal de desempleo. Por lo general, los empleadores asumen el costo total de SUTA, que corresponde a la Ley Estatal de Impuestos de Desempleo. Cada estado tiene diferentes requisitos con respecto a la cantidad mínima de salarios que un empleador debe pagar antes de ser responsable por SUTA. Normalmente, los estados no cobran SUTA en todos los salarios pagados. Por ejemplo, un estado puede requerir pagos SUTA en los primeros $ 7, 000 ganados por cada empleado durante un año calendario. Los informes trimestrales suelen incluir cada empleado, su número de Seguro Social y la cantidad de salarios pagados durante el trimestre que están sujetos a SUTA, pero los formatos exactos varían.

Compensación de Trabajadores del Estado

En algunos estados, los empleados pueden comprar un seguro de compensación para trabajadores a través de un operador privado. En otros estados, como Oklahoma, los empleadores pueden autoasegurarse y enviar informes trimestrales al estado. El seguro de compensación para trabajadores se basa en el historial de reclamos del empleador y es un porcentaje de la nómina. Las diferentes ocupaciones con el mismo empleador pueden tener tasas diferentes para la compensación de los trabajadores. Por ejemplo, una empresa manufacturera puede tener una tasa más baja para el personal administrativo que trabaja en la oficina central que para los operadores de tornos que trabajan en la planta.