Cómo escribir un alcance de trabajo realizado

El alcance del alcance es la némesis de muchos gerentes de proyecto y, si no se administra adecuadamente, puede destruir un proyecto. La modificación de las expectativas del proyecto para cumplir con las expectativas cambiantes de los interesados ​​o la adición de características a un diseño de proyecto ya aprobado afecta el cronograma del proyecto, las asignaciones presupuestarias y los recursos. Un documento bien escrito sobre el alcance del trabajo realizado que establece las expectativas claras de los productos de trabajo y de la línea de tiempo es una forma de evitar que se produzca un aumento del alcance del trabajo. Sin embargo, es vital saber cómo escribir un alcance efectivo de trabajo para evitar que la ambigüedad haga que el documento no tenga sentido.

Función e intención

Un ámbito de trabajo funciona de manera muy similar a un contrato de servicios de negocios. Aunque no es legalmente vinculante, el SOW es un acuerdo formal entre las partes interesadas de un proyecto (aquellas que tienen interés en el resultado del proyecto) y el gerente del proyecto u otra figura de autoridad. La SOW establece los requisitos de desempeño del proyecto previamente negociados y acordados, incluidos los hitos del proyecto, los entregables y las expectativas de los procedimientos de informe y los plazos para cumplir con cada expectativa. Se convierte en un punto de referencia para medir el progreso del trabajo realizado, lo que lleva a la finalización exitosa del proyecto.

Pautas generales de escritura

Las pautas generales de redacción para un SOW son similares a aquellas para redactar una política o procedimiento comercial. Las declaraciones deben ser claras, concisas e incluir solo las palabras necesarias para comunicar el punto. Use una voz activa y un lenguaje orientado a tareas que cualquier persona, desde un participante del proyecto hasta un miembro del equipo de entrada de datos, pueda entender fácilmente. Por ejemplo, deletree las siglas, defina términos e incluya gráficos, calendarios y otras ayudas visuales que aclaren las expectativas y faciliten la lectura del documento.

Formato SOW

Divida la SOW en distintas secciones, que incluyen un glosario, una declaración de definición del proyecto, declaraciones que describen los objetivos del proyecto junto con una descripción de cómo se logrará cada objetivo, una lista detallada de los entregables del proyecto y las partes responsables, un calendario o lista que muestre el hito y el proyecto predeterminado fechas de reuniones y un cronograma para completar las tareas del proyecto y para entregar los entregables del proyecto. En total, las secciones de la SOW deben pintar una imagen clara del proyecto, sus expectativas y las responsabilidades de los involucrados.

Mediciones de referencia del proyecto

Cada sección del SOW debe incluir mediciones de referencia que evalúen el trabajo realizado y mantengan el proyecto en marcha. Los puntos de referencia son evaluaciones cuantitativas o cualitativas claras y medibles que no dejan espacio para la interpretación personal. Los cálculos de números, fechas, horas y porcentajes son ejemplos de puntos de referencia cuantitativos. Los puntos de referencia cualitativos a veces pueden ser más difíciles de escribir, ya que no pueden incluir ni un poco de ambigüedad. Por ejemplo, un entregable escrito como "Crear una hoja de sugerencias para abordar las necesidades del usuario final" identifica el entregable pero es ambiguo y deja un gran espacio para la interpretación personal. Mucho más efectivo y fácil de medir es un entregable escrito como “Escriba una hoja de consejos de una sola página que aborde un proceso de configuración de dos pasos, describa la política de contraseñas y describa los procedimientos para crear contraseñas.