Cómo escribir legalmente el acta de las reuniones de negocios

Las actas de una reunión de negocios son un documento legal que debe guardar en el archivo. Esto es particularmente cierto en el caso de las corporaciones, pero sin importar cómo organice su empresa, es posible que necesite minutos de negocios para defender demandas, explicar los gastos al Servicio de Impuestos Internos o respaldar una reclamación de derechos de autor, para dar algunos ejemplos. Asigne a alguien que tome minutos de una manera ordenada y organizada para que pueda mantener las notas de la reunión en el archivo para futuras necesidades.

1.

Escriba o escriba un encabezado que indique el tema de la reunión. Por ejemplo, podría escribir "Reunión para discutir una nueva estrategia de producto". Incluya la fecha y la hora. Enumere el lugar, como "sala de conferencias del tercer piso" o "oficinas del abogado James Smith, Esq". Incluya la dirección. Proporcione los nombres de quienes están físicamente presentes, así como los que asisten electrónicamente a través de teleconferencias o videoconferencias.

2.

Indique la hora a la que se convocó la reunión y quién la convocó. Esto indica que la reunión comenzó oficialmente. Si bien esto puede parecer un pequeño punto, de hecho, podría ser vital en algunas situaciones. Por ejemplo, si alguien tomó una decisión antes de que se convocara a la reunión, la empresa podría argumentar que la decisión no fue sancionada por la gerencia porque no formaba parte de la reunión oficial.

3.

Escribe una nota diciendo que el quórum se cumplió. Ya sea que tome notas para una reunión de la junta o una reunión departamental, indique si hay un número suficiente de asistentes presentes para que la reunión sea oficial. Este número proviene de los estatutos de la compañía o las políticas establecidas.

4.

Tome notas en todas las discusiones de artículos de negocios. Indique de qué se trató la discusión, a qué conclusiones se llegó, quiénes estuvieron en desacuerdo y qué acción se indicó después de que se tomó una decisión. Si los asistentes votan, registre el resultado de la votación e indique quién votó a favor y en contra de la medida. Si una discusión da como resultado el consenso de que no se debe tomar ninguna acción pero que el tema se debe discutir en una reunión posterior, registre cuidadosamente el consenso.

5.

Escriba "reunión suspendida" y indique la hora en que terminó la reunión. Indique cualquier negocio sobrante que no haya sido discutido. No grabe ninguna conversación que ocurra después del aplazamiento porque no son parte oficial de la reunión.

Propina

• La persona que toma notas siempre debe pedirle a un superior que apruebe las actas de una reunión. Esto indica que un supervisor o gerente ha revisado el documento y lo encuentra preciso.