Cómo escribir una carta de despido

Las reducciones en vigor y los despidos son tareas difíciles de las que el personal de recursos humanos es responsable. Los empleadores pueden hacer que el proceso sea menos doloroso cuando hacen de la comunicación con los empleados una prioridad. Escribir una carta para informar a los empleados sobre los despidos es un buen comienzo; sin embargo, la carta debe discutirse con los empleados durante las reuniones departamentales o de todo el personal. Esto le da a la administración de la compañía la oportunidad de expresar remordimiento por tener que despedir empleados y la comunicación directa transmite un mensaje de que la organización realmente se preocupa por la vida de los empleados dentro y fuera del lugar de trabajo.

1.

Reúna los materiales y la documentación en los que se basó para tomar la decisión de despedir a los empleados. Obtenga el censo de empleados con los nombres de los empleados identificados para el despido. Reúna documentación que respalde las decisiones de los empleados que están siendo despedidos, como declaraciones sobre la eliminación de empleos o notas sobre la reestructuración organizativa.

2.

Redacte el primer párrafo de la carta, describiendo la historia de la organización, su fundamento y cómo logró el éxito a través del trabajo duro y el compromiso de los empleados. Felicite a la fuerza laboral por sus talentos y contribuciones que hicieron posible sobrevivir a lo largo de los años. Exprese gratitud a todos los que participaron en el desarrollo y el mantenimiento del negocio a lo largo de los años.

3.

Construya el segundo párrafo explicando las circunstancias que cambiaron el enfoque del negocio. Explique la dificultad de mantener una organización exitosa frente a las difíciles condiciones económicas, las demandas comerciales y la incapacidad de satisfacer las demandas de productos y servicios de los clientes.

4.

Explique cómo los empleados fueron seleccionados para ser despedidos y el proceso utilizado para decidir qué puestos serían eliminados. Describa los escenarios que la compañía contemplaba para evitar impactar las vidas de los empleados y sus familias, pero que no es posible mantener la fuerza laboral actual. Confirme que, lamentablemente, la empresa debe despedir empleados y durante todo el proceso pretende mantener una comunicación regular y actualizada para que los empleados siempre estén bien informados sobre qué esperar.

5.

Proporcione detalles paso a paso de lo que los empleados deben anticipar en las próximas semanas. Use un calendario o línea de tiempo para ilustrar el proceso. Invite a los empleados a que acudan al departamento de recursos humanos para preguntas sobre beneficios, cuentas de ahorro para la jubilación, acumulación de vacaciones y pagos por tiempo libre pagado no utilizado. Indique a los empleados la fecha en que recibirán un paquete de información que describe los pasos para solicitar los beneficios por desempleo, la capacitación para nuevos empleos y los servicios de colocación para ayudar a los empleados a encontrar empleo en otro lugar.

6.

Lea esta carta durante una reunión de todo el personal. No se limite a enviar por correo una carta modelo a los hogares de los empleados, aunque debe proporcionar una copia de la carta a cada empleado. Dale un toque personal a las cartas con la firma original del presidente de la empresa. Personalice las noticias de un despido para evitar que los empleados se sientan en la oscuridad acerca de las decisiones comerciales que afectan sus carreras y la capacidad de respaldar sus estilos de vida.