Cómo aprobar un cheque hecho a un negocio

Si bien las personas no usan cheques de papel con la frecuencia que solían hacerlo, algunas personas y empresas prefieren este método de pago. Es posible que los propietarios de pequeñas empresas muy nuevas que se ocupan principalmente de efectivo o métodos de pago electrónico no estén familiarizados con las reglas de aprobación de cheques comerciales. Afortunadamente, la aprobación de un cheque comercial suele ser un proceso sencillo, pero puede requerir que el propietario de un negocio obtenga una cuenta bancaria por separado.

La importancia de una cuenta de cheques comercial

Una de las primeras tareas de un nuevo propietario de negocio es abrir una cuenta de cheques comercial. Si bien puede ser tentador para él simplemente usar su propia cuenta de cheques y tarjetas de crédito, hacerlo puede ocasionar dificultades contables y problemas de impuestos. Aquí hay algunas razones por las que es importante tener una cuenta separada para los fondos comerciales:

Mantener separados los fondos comerciales y personales es un proceso estándar de contabilidad empresarial. Si los fondos personales y comerciales se entrelazan, es difícil para un contador o contable determinar qué fondos deben asignarse a la empresa y cuáles deben considerarse los activos personales del propietario.
Es muy difícil determinar con precisión la obligación tributaria cuando los fondos comerciales y personales se mezclan
Si alguien presenta y gana una demanda contra una empresa, el demandante puede imponer las cuentas financieras de la empresa . Tener cuentas separadas para las finanzas personales y comerciales puede ayudar al propietario a proteger los fondos personales que son necesarios para pagar los gastos básicos de la vida.
Escribir y recibir cheques con el nombre de su empresa conlleva profesionalidad .
Tener una cuenta de cheques comercial facilita el depósito de cheques y giros postales hechos a la empresa.
Los cheques comerciales a menudo contienen funciones de seguridad que pueden reducir la responsabilidad de una empresa en caso de fraude o robo.

Entendiendo los métodos de aprobación

Cuando el propietario de un negocio abre una cuenta de cheques, debe preguntarle a su banquero sobre el método preferido del banco para endosar cheques. En términos generales, los cheques deben estar respaldados en el nombre de la persona o empresa que aparece en el espacio "Pagar al orden de". Esto significa que el endosante debe escribir el nombre de la empresa en el área de endoso al dorso del cheque.

El banquero también puede recomendar que el propietario del negocio escriba "Solo para depósito" en el reverso del cheque debajo del nombre del negocio. Esta es una función de seguridad que evita que el cheque se cobre directamente y requiere que un cajero bancario deposite el cheque en la cuenta de la empresa. Algunos bancos piden que los patrocinadores de cheques también incluyan el número de cuenta en el espacio de endoso, aunque no todos los bancos requieren o incluso recomiendan que los dueños de negocios hagan esto.

En una situación en la que alguien haya emitido un cheque por servicios comerciales directamente al propietario del negocio, el propietario puede usar un endoso especial para firmar el cheque en la cuenta comercial.

Ejemplo:

Pagar a la orden de contratistas de mármol y acero.

Jane green

Propina

Un representante del banco tendrá la última palabra en cuanto a si el banco aceptará un cheque endosado. Los endosos especiales pueden aumentar los avisos de seguridad y hacer que un banco rechace el cheque o retenga sus fondos hasta que los fondos del cheque hayan salido del banco emisor.

Haciendo fácil el endoso

Muchos propietarios de negocios simplifican el trabajo de aprobación de cheques comprando un sello de aprobación. Este sello de goma se usa para colocar un endoso en el reverso del cheque, lo que permite al propietario de una empresa evitar tener que firmar el reverso de cada cheque individualmente. Estos sellos se pueden comprar a través de tiendas de suministros de oficina, en línea y, a veces, están disponibles a través de bancos que ofrecen cuentas corrientes comerciales.

Ejemplo:

PAGUE A LA ORDEN DEL First State Bank POR EL DEPÓSITO SOLAMENTE Marble & Metal Contractors [Número de cuenta]