Ejemplos de roles de equipo administrativo

Los empleados administrativos son la columna vertebral de la mayoría de los negocios corporativos, que realizan los tipos de tareas necesarias para que las empresas funcionen, pero que los encargados pueden llevar mucho tiempo. Los empleados que manejan tareas administrativas en pequeñas empresas pueden ser tan importantes como aquellos en negocios corporativos. Tener un equipo administrativo a bordo en su pequeña empresa puede liberarlo para centrarse en tareas directamente relacionadas con el crecimiento de su empresa, en lugar de verse atascado por los detalles administrativos.

Manejo de llamadas telefónicas

Los equipos administrativos manejan las llamadas telefónicas entrantes y salientes. Una recepcionista, por ejemplo, puede responder a todas las llamadas entrantes, determinar quién es la mejor persona en la organización para recibir la llamada y luego encaminarla en consecuencia. Un asistente administrativo, como otro ejemplo, puede llamar a los clientes en nombre de sus supervisores para verificar la satisfacción de los clientes con sus últimas compras.

Correos

Los empleados administrativos usualmente tienen la tarea de manejar toda la correspondencia por correo. Los miembros del equipo administrativo pueden ser responsables de redactar cartas, imprimir materiales de correo y manejar los correos reales, incluida la compra de sellos en una oficina postal cercana o trabajar directamente con representantes de proveedores de servicios como FedEx.

Entrada de datos

La entrada de datos es el acto de ingresar información de una página impresa en una base de datos de computadora o de ingresar manualmente los datos de una aplicación de software a otra. Los empleados administrativos en un departamento de contabilidad, por ejemplo, pueden ingresar manualmente la información de la factura en un sistema de contabilidad. Los empleados de marketing, como otro ejemplo, pueden ingresar datos de clientes cuantitativos de los informes gerenciales de múltiples puntos de venta en una base de datos separada.

Programación

Los empleados administrativos a menudo manejan todas las actividades de programación para sus supervisores. Los equipos administrativos se ocupan de las reservas de vuelos y hoteles, reuniones de clientes, reservas de cenas y seminarios, transporte en limusina y prácticamente cualquier tarea relacionada con la programación que le restaría productividad a los supervisores.

Otros proyectos

Los trabajos administrativos pueden tener una reputación de ser repetitivos o mundanos, pero a menudo tienen responsabilidades de gran alcance que presentan nuevos desafíos de manera continua. Es probable que un equipo administrativo para una pequeña empresa se incorpore a nuevas tareas cada semana o mes, ayudando a los gerentes de la compañía con prácticamente todos los proyectos importantes a medida que la empresa crezca. Los asistentes pueden imprimir y ensamblar grandes volúmenes de materiales de mercadeo un día, por ejemplo, mientras que al día siguiente ayudan con un grupo de enfoque en una cafetería local.