Cómo escribir una plantilla de caso de negocio

Un caso de negocios ofrece las razones detrás de un nuevo proyecto sugerido o una modificación a un proceso de negocios, así como la forma en que los recursos de la compañía deben distribuirse para que el nuevo proyecto se realice. Una plantilla de caso de negocios le brinda al grupo un medio bien estructurado para definir sus objetivos, plazos y métodos para lograr sus objetivos. La plantilla muestra al grupo cómo construir un caso de negocios y qué información es vital para presentar la solución propuesta a la gerencia.

Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo es una visión general del caso de negocio. Esta sección de la plantilla condensa los problemas que el proyecto sugerido pretende remediar. El resumen incluye los principales desafíos empresariales, los recursos necesarios para finalizar el proyecto, el resultado ideal y las predicciones sobre cuándo y cuánto del retorno de la inversión (ROI) que la empresa puede esperar del proyecto. Aunque el resumen ejecutivo aparece al principio del documento, los escritores de casos de negocios deben redactar el resumen solo después de que hayan completado la plantilla.

Descripción del Proyecto

Esta sección de la plantilla describe el proyecto, así como los recursos necesarios para implementar la solución. La descripción del proyecto también debe incluir cualquier suposición de las condiciones vigentes en la fecha de inicio prevista del proyecto, como restricciones legales, condiciones financieras y niveles de tecnología. La descripción también debe detallar cómo se medirá cada hito del proyecto. Por ejemplo, los hitos para la instalación de un nuevo sistema de contabilidad pueden incluir la verificación de que puede procesar las facturas, conciliar los estados de cuenta bancarios y manejar las tareas de nómina.

Calendario y costo del proyecto

El calendario y las secciones de costos incluyen un presupuesto y un cronograma que contiene objetivos para todos los hitos del proyecto. La sección del programa debe tener en cuenta los plazos previstos para alcanzar las etapas vitales del proyecto. Por ejemplo, el caso de negocios de un proyecto de desarrollo de software debe incluir cuándo el programa estará listo para las pruebas alfa (internas), las pruebas beta (externas) y el lanzamiento del producto. Las secciones de costos deben describir los costos proyectados, el ROI y el costo total de propiedad (TCO), incluido un margen de beneficio de hasta el 20 por ciento para el "alcance del alcance".

Análisis coste-beneficio

Esta sección evalúa los costos y beneficios de todas las opciones posibles, incluida la solución sugerida para el problema y cualquier otra opción probable. El análisis también debe incluir los costos y beneficios de mantener el status quo y comparar esa opción con la solución propuesta y cualquier otra acción factible. Los cuadros, gráficos y tablas pueden ilustrar cómo cada uno de los beneficios de cada opción se relaciona con sus costos respectivos y cómo la opción propuesta brinda los beneficios requeridos a un costo mínimo.