Requisitos del sistema de gestión de documentos

Los sistemas de gestión de documentos están cambiando la forma en que las organizaciones almacenan y recuperan documentos e información. Reemplazan los archivos de la vieja escuela y los archivadores con nuevas herramientas de alta tecnología. Los archivos electrónicos pueden ser recuperados inmediatamente por cualquier persona de la empresa y protegidos por un cifrado sofisticado. El reconocimiento óptico inteligente de caracteres permite a cualquier usuario buscar palabras clave en toda la base de datos, simplificando la recuperación de documentos importantes. Cada sistema de gestión de documentos requiere varios componentes clave.

Escáner

Cada documento en papel recibido por una organización debe escanearse para crear una versión digital. Los escáneres vienen en todas las formas y tamaños. Las organizaciones más grandes pueden querer explorar un escáner a granel que funciona de manera similar a una copiadora, con un alimentador automático que puede procesar documentos largos automáticamente. Muchos escáneres combinan la función de impresora, fax y escáner en un solo dispositivo, creando versiones digitales de todas las salidas automáticamente. Las compañías más pequeñas tal vez deseen comprar un escáner de superficie plana y económico que pueda manejar volúmenes más pequeños fácilmente.

Software de gestión de documentos

Un sistema de gestión de documentos es tan bueno como el software que lo impulsa. Muchos sistemas están disponibles, cada uno ofreciendo funcionalidad especializada. Todos los sistemas permiten que a los documentos digitales se les asignen códigos de seguimiento, asignan documentos a registros y permiten a los usuarios recuperar ciertos documentos. Muchos sistemas incluyen formas de proteger con contraseña la información confidencial y anotar documentos antes de enviarlos a otra persona. Antes de decidirse por un sistema de administración de documentos, considere cómo cada departamento de su compañía almacena y recupera documentos en papel hoy, y úselo como una línea de base de la funcionalidad requerida.

Dispositivo de almacenamiento

Una vez que un documento ha sido digitalizado, debe almacenarse de forma segura para recuperarlo cuando sea necesario. Los dispositivos de almacenamiento varían en tamaño y funcionalidad. Las oficinas más pequeñas pueden desear asignar un disco duro en un servidor para el almacenamiento de documentos. Las oficinas más grandes pueden requerir un dispositivo de almacenamiento dedicado. Considere la posibilidad de incorporar un procedimiento de copia de seguridad fuera del sitio que crea una base de datos duplicada. En el caso de un mal funcionamiento del equipo, incendio, daños por agua o robo del dispositivo de almacenamiento, todos los datos del cliente se pueden recuperar de la unidad de respaldo al instante, sin perder documentos importantes.