Cómo escribir políticas y procedimientos Resumen de tareas

Escribir un esquema de tarea de política y procedimiento no está en la parte superior de la lista de cubos de todos porque crear instrucciones paso a paso es tedioso. Para tener éxito en este esfuerzo, debe estar dispuesto a participar en el análisis de tareas y seguir un modelo simple para escribir las instrucciones de las tareas. Es posible que el esquema no incluya todos los pasos para una tarea, pero debe incluir los pasos principales. Su objetivo es hacer que el esquema sea fácil de seguir para los usuarios, lo que significa que debe definir su audiencia antes de escribir el esquema.

Consideraciones

Distinguir entre el significado de "política" y "procedimiento". Una política es una oración, un párrafo o un grupo de párrafos que define una regla o explica la posición oficial de una organización sobre un problema que afecta a varios trabajadores. Una buena política también explica por qué es importante para los miembros de la organización. El procedimiento explica cómo se implementa la regla o posición de la organización. Es posible que una política no tenga procedimientos relacionados, pero muchos procedimientos pueden caer bajo la misma política. Para que los usuarios entiendan el esquema de tareas de la política, defina términos desconocidos y haga referencias a procedimientos relacionados.

Formato y Sustancia

Diseñe un formato independiente para el esquema de su tarea o siga una plantilla o un conjunto de directrices publicadas por su organización. Una vez que tenga un formato, estará listo para analizar la tarea. Haga la tarea usted mismo u observe a alguien más haciendo la tarea, posiblemente varias veces. Analizar la tarea. Identifique los pasos principales en el proceso y considere si los usuarios tienen que tomar decisiones a medida que siguen la secuencia de pasos en el esquema de la tarea. Por ejemplo, cuando envuelve un cuadro con un regalo, un usuario puede decidir desde el principio si los extremos del papel se colocarán en los lados de la caja o en el borde superior o inferior de la caja.

Idioma

La elección de palabras en un esquema de tarea es crucial. Identifique quién leerá el resumen de la tarea y el nivel de capacitación y experiencia que tienen. Si no tienen experiencia, el esquema debe ser detallado. Use un lenguaje simple - verbos de acción fuerte y palabras de conexión. Eliminar palabras innecesarias. Por ejemplo, decirle a un usuario que "envuelva la caja de regalo de cartón alineando ambos extremos del papel de envolver a lo largo de la línea vertical de simetría a lo largo del borde inferior de la caja" es prolijo y confuso. Mejor fraseo es "Coloque el papel de regalo boca abajo sobre una superficie plana. Coloque la caja de regalo en el centro del papel de regalo, con el borde inferior hacia arriba. Doble el papel de regalo a ambos lados de la caja para que ambos bordes se alineen en el medio." Evite los adjetivos que no mejoren el significado y los términos técnicos como "línea vertical de simetría". Por ejemplo, si escribe "papel de regalo" o "papel de regalo" en lugar de "papel de regalo", los usuarios deben entender su significado.

Estilo

Las listas con viñetas y numeradas son fáciles de seguir. Pruebe estos otros consejos para que el resumen de la tarea sea más útil. Primero, mantenga cada elemento de la lista lo más corto posible, como una o dos oraciones largas. En segundo lugar, visualizar la implementación del procedimiento. Apunte a la coherencia, de modo que varios usuarios puedan seguir el esquema y realizar la tarea de la misma manera. Finalmente, permita que los lectores revisen el resumen de la tarea y busquen lenguaje poco claro y palabras innecesarias. Pídales a los revisores que sigan los pasos del esquema y vean si pueden seguirlos fácilmente de principio a fin. Después de solucionar cualquier problema que los revisores hayan identificado, el esquema de la tarea está listo para el manual de políticas y procedimientos y para la capacitación de los empleados.