Cómo escribir un informe de recursos humanos

Los departamentos de Recursos Humanos están obligados a mantener registros precisos de los empleados. Cuando existe algún problema, se escribe un informe para documentar cualquier incidente en el archivo permanente de Recursos Humanos de un empleado. Esto protege a los empleadores que pueden necesitar probar acciones, que deben advertir a los empleados sobre violaciones de las reglas, o para justificar acciones administrativas como despedir por acciones prohibidas. Al redactar un informe, tenga en cuenta los posibles usos legales del informe, que pueden incluir el acoso sexual, el lavado de dinero u otras denuncias graves.

Escribir una introducción

Explica de qué se trata el informe de recursos humanos. Nombre las partes relevantes involucradas, la fecha actual y por qué es necesario el informe. La introducción establece el tono para todo el informe, que debe estar libre de opiniones. Use un lenguaje sencillo y exponga los hechos. Mantenga las cosas simples y al punto.

Proceso y antecedentes

El informe debe citar las políticas y los procesos de la compañía para enfrentar el incidente. Por ejemplo, si un empleado acusa a otro de discriminación, explique la política contra la discriminación de la compañía y qué capacitación se requiere para los empleados, ya sea cuando se los contrata o regularmente. Indique cómo están relacionados los empleados, ya sea que trabajen cerca uno del otro en el mismo departamento o en áreas completamente diferentes, pero pueden verse en el comedor. Indique cualquier queja previa hecha contra la persona acusada de cometer un delito.

El incidente

Indique los hechos, tal como se explica en la demanda. Incluya cualquier dato corroborador con el informe de recursos humanos, como intercambios de correo electrónico o testimonios de testigos. Asegúrese de que el incidente incluya todos los detalles posibles. Indique la fecha y hora del incidente y cualquier problema posterior que pueda haber surgido. Proporcione los nombres de los testigos y cite cualquier testimonio, cuando sea posible. Al describir el incidente, abstenerse de juzgar. Incluya ambos lados de la historia, asegurándose de entrevistar tanto al denunciante como al acusado.

Conclusión del incidente.

Describa el proceso de evaluación del incidente en cuestión. Las quejas graves, como el acoso sexual, pueden requerir asesoramiento legal o de aplicación de la ley. Las quejas menos graves, como el ausentismo crónico, todavía deben documentarse en caso de terminación. Mientras las empresas tengan políticas y procedimientos que documenten las fallas de los empleados, generalmente se considera el derecho legal de la empresa de despedir a alguien. Defina si el empleado está en lo correcto o en lo incorrecto, basándose en toda la información pertinente.

Los siguientes pasos

No es suficiente determinar si un empleado está equivocado. Defina los siguientes pasos o qué planes de acción son necesarios, según la política y el procedimiento de la empresa. Por ejemplo, un informe de recursos humanos escrito sobre un empleado que se encontró con frecuencia ausente, debe anotar si se hicieron advertencias como lo describió el manual del empleado, y cuáles son los próximos pasos potenciales, para la próxima vez que haya una ausencia injustificada . Si un plan de acción tiene sentido para resolver un problema, cree el plan de acción e inclúyalo en el informe. Por ejemplo, un plan de acción para un empleado que se encuentre abandonado con la seguridad del cliente puede incluir capacitación actualizada y nuevos procedimientos para ayudar al empleado a tener éxito.