¿Qué es un ciclo de gasto?

El ciclo de gastos sigue una compra desde la decisión de comprar hasta el pago final. Los compradores utilizan el ciclo de gastos cada vez que realizan una compra: deciden que necesitan comprar un producto y comparar precios y proveedores; A continuación, realizan una compra y eligen un método de pago. El ciclo de gastos de una empresa generalmente tiene más pasos e involucra a varias personas y departamentos.

Decisiones de compra

Las empresas necesitan materiales y suministros para producir bienes y servicios. Un solicitante individual o un agente de la compañía investiga productos, compara precios y determina el producto o servicio correcto. En una pequeña empresa, el propietario del negocio podría tomar esa decisión. Algunas compañías grandes tienen sistemas de cómputo del departamento de compras que solicitan compras de material según sea necesario. El solicitante individual o el agente de la compañía pueden completar una orden de compra interna para su aprobación.

Materiales de pedido

La tasación de bienes y servicios es el siguiente paso en el ciclo. Los términos y condiciones, los plazos de entrega y las políticas de devolución son otros factores que afectan a un pedido. El agente de la empresa realiza el pedido con el proveedor, completando la documentación correspondiente o completando el pedido en línea. Las empresas pueden utilizar un sistema de seguimiento manual o por computadora para seguir una compra desde el pedido hasta la entrega final.

Recepción de materiales

Una vez que la compañía recibe los materiales solicitados, el agente de compras revisa las facturas o los albaranes para verificar su exactitud. Él nota cualquier discrepancia y sigue los procedimientos de la compañía para procesar cualquier producto que esté dañado o recibido por error. Documenta las discrepancias por créditos y devoluciones. El empleado de recepción envía una notificación de recibo y otra documentación al personal de contabilidad y otras personas involucradas en el proceso.

Inventario y Almacenamiento

Una vez recibidos, los materiales son debidamente inventariados. Dependiendo de los artículos y las necesidades, los materiales podrían enviarse inmediatamente al agente solicitante o usarse en la producción. El exceso de material podría almacenarse en el sitio o enviarse a un almacén. Los materiales deben almacenarse y asegurarse adecuadamente para evitar su pérdida o deterioro.

Pago

Una empresa completa el ciclo de gastos pagando los materiales. Puede pagar en efectivo, cheque, tarjeta de crédito, transferencias bancarias o línea de crédito. Los pagos podrían incluir créditos por materiales dañados y pedidos incompletos o descuentos por pago anticipado.