Comunicación efectiva y presentaciones

Ya sea que esté informando sobre un proyecto que está terminado, presentando algo a su personal o haciendo una presentación a los clientes, los principios de una comunicación efectiva son los mismos. Enfocarse en la organización de su mensaje lo ayudará a presentar mejor lo que tiene que decir y atraer a las personas con sus ideas y propuestas.

Audiencia

El primer paso para crear una presentación efectiva es analizar su audiencia. Esto significa ir más allá de quiénes son y pensar cuáles son sus habilidades, necesidades e intereses. Para que la gente compre lo que está presentando, debe proporcionarles un beneficio. Con los miembros de su personal, esto podría significar que sus cargas de trabajo sean más fáciles a través de los nuevos sistemas que está proponiendo o ayudando a la empresa a reducir costos y aumentar las ganancias, lo que significa más seguridad laboral para ellos. Sus clientes desean beneficios tales como mejor calidad, menores tiempos de envío, mayores ventas, mayores ganancias y mejor servicio al cliente.

Propósito

Antes de comenzar a crear cualquier presentación, haga una lista de los propósitos que tiene en orden de importancia. Un error común de los presentadores es centrarse en lo que quieren obtener de la presentación, como un vendedor que espera firmar un contrato. En su lugar, concéntrese en los beneficios que desea proporcionar a la audiencia primero, lo que ayudará a convertirlos en socios que querrán ayudarlo. Una vez que conozca sus propósitos, sabrá cómo comenzar y finalizar la presentación, prometiendo un beneficio al comienzo de su charla y luego reiterándolo al final.

Estructura de presentación

Su presentación debe seguir un enfoque de tres pasos que comienza diciéndole a la audiencia qué escucharán y por qué es importante para ellos. Una vez que estén interesados ​​en escuchar su información, estarán listos para su charla. La segunda parte de su presentación debe entregar lo que ha prometido. Aquí es donde proporciona los detalles para respaldar su promesa de apertura. Termine la presentación con un resumen y una llamada a la acción, recuérdele a la audiencia el beneficio que prometió al comienzo de la charla y dígales cómo pueden obtenerlo.

Consejos de presentación

Agregue elementos visuales a su presentación para ayudar a los miembros de la audiencia a ver comparaciones de lado a lado o información concreta en lugar de conceptos abstractos. Dependiendo de su nivel de competencia tecnológica, puede utilizar una pizarra de borrado en seco, un rotafolio, dibujos, ilustraciones, una presentación de diapositivas o una presentación de PowerPoint. Haga preguntas durante su presentación para atraer a la audiencia. Sus preguntas deben ser simples y generar las respuestas que desea, y puede simplemente intentar que los miembros de la audiencia formen parte del proceso y estén de acuerdo verbalmente con usted. Lleve a cabo un período de preguntas y respuestas al final de su presentación para asegurarse de que nadie se vaya con preguntas o malentendidos sobre la información. Una sesión de preguntas y respuestas le brinda la oportunidad de escuchar dudas u objeciones y eliminarlas de inmediato.