Cómo usar Excel para contabilidad GAAP

Los principios de contabilidad generalmente aceptados proporcionan una guía contable que permite a terceros evaluar de manera justa los registros de las cuentas. La Junta Asesora de Normas Federales de Contabilidad mantiene un manual de los PCGA para entidades federales. La contabilidad según los PCGA y el trato con las compañías que hacen lo mismo hacen que sea más fácil encontrar los datos relevantes en los registros, ya que se mantienen de la misma manera. Aplicar los PCGA a Excel es tan simple como usar las categorías y fórmulas de los PCGA para calcular categorías contables como inventario, impuestos, ganancias y depreciación.

1.

Cree una hoja de balance utilizando las categorías requeridas por los PCGA. Haga clic en la celda "A2" y escriba "Activos" y luego enumere los activos en la columna A. Incluya lo siguiente: efectivo y otros activos monetarios, inversiones, cuentas por cobrar, inventarios y activos físicos. Además, incluya los pasivos, tales como cuentas por pagar, deuda y cualquier otro pasivo.

2.

Ingrese los activos usando números positivos y los pasivos usando números negativos. Escriba un número negativo en Excel incluyendo el signo menos antes del número, por lo que el cinco negativo sería "-5" en Excel.

3.

Agregue los activos y pasivos usando el comando "Suma". En la celda debajo de los activos y pasivos listados, escriba la fórmula "= SUM (B2: B24), " donde B2 es la primera celda en el rango y B24 es la última celda. Excel calculará el total de todas las celdas en ese rango.

4.

Formato de las celdas para utilizar el estilo contable. Haga clic y arrastre en la hoja de cálculo para seleccionar todas las celdas con valores monetarios. Haga clic en la pestaña "Inicio" en Excel y luego haga clic en el menú desplegable en la sección "Número". Elija "Contabilidad" de las opciones.

Consejos

• Al ingresar una fórmula que funciona con un rango, como Suma, puede hacer clic y arrastrar sobre la hoja de cálculo para seleccionar el rango. Cuando hayas terminado, presiona "Enter".
• Excel tiene una serie de funciones de fórmula específicamente diseñadas para la contabilidad. Por ejemplo, ACCRINT devolverá el interés acumulado, PMT otorga el pago periódico de una anualidad y DB proporciona la depreciación de un activo utilizando el método de saldo fijo decreciente.