Cómo se utilizan Word, Excel y PowerPoint en Microsoft Office para admitir varios entornos de trabajo

Las hojas de cálculo y los procesadores de texto han sido aplicaciones de software básicas desde los primeros días de la computadora personal en entornos empresariales. Al agregar software de presentación, desarrolladores de bases de datos, correo electrónico, programación y más, Microsoft Office se convirtió en la primera suite de productividad destacada, y sigue siendo el estándar para el uso empresarial en todo el mundo.

Las claves del éxito de Microsoft Office son la adaptabilidad y flexibilidad de sus tres aplicaciones principales, Word, Excel y PowerPoint. Un procesador de textos, una hoja de cálculo y un paquete de presentación, respectivamente, estas aplicaciones satisfacen las demandas diarias de muchos entornos de trabajo. Considere dos situaciones típicas de pequeñas empresas: una empresa de serigrafía y un servicio de limpieza. Hay algunos usos obvios, y no tan obvios, para los Tres Grandes en el paquete de Microsoft Office para cada una de estas compañías.

La tienda de cribado de seda

Hay algunas formas estándar en las que los programas de Office satisfacen las necesidades de cualquier empresa. Una tienda de serigrafía ocasionalmente necesita generar correspondencia comercial, pero no es una demanda diaria. Microsoft Word no discrimina. Es un poderoso procesador de textos que funciona bien para una empresa que genera cientos de documentos a la semana, y es fácil de usar para una pequeña empresa con solo una necesidad ocasional de correspondencia con formato profesional.

Excel es una forma intuitiva de almacenar y recuperar datos. Aunque no es una base de datos relacional de alta potencia, es mucho más intuitiva para usuarios novatos. Las serigrafías realizan un seguimiento de los archivos de diseño en una hoja de cálculo simple que comenzó como una lista. Cada archivo tiene un número, nombre, descripción e hipervínculo a los archivos de imagen necesarios para crear un nuevo producto. Los evaluadores conocen los diseños comunes por número, y pueden buscar en la hoja de cálculo de Excel para encontrar patrones más oscuros que hayan almacenado.

PowerPoint le permite a la tienda de serigrafía crear publicaciones de flujo de trabajo. Dado que a menudo utilizan trabajadores temporales para manejar períodos de grandes volúmenes de pedidos, su plan de flujo de trabajo de PowerPoint se imprime, se lamina y se monta en cada estación. La capacidad de PowerPoint para combinar palabras e imágenes lo hace ideal para estas pautas de flujo de trabajo, hechas a medida, con el equipo y las herramientas utilizadas por la tienda de serigrafía. Office también cuenta con Publisher, que tiene capacidades similares, y muchos aún usan Word con una capacidad similar. Con varias opciones para realizar funciones similares, Office le permite elegir el entorno en el que se sienta más cómodo.

El servicio de limpieza

El servicio de limpieza también utiliza Word para la correspondencia comercial, pero principalmente es un sistema de gestión de documentos para la empresa. El servicio tiene una serie de contratos de forma estándar para clientes, empleados y subcontratistas. El gerente de la oficina puede recuperarlos rápidamente e ingresar la información necesaria, como el nombre del cliente, los servicios de entrega y las fechas. Luego se guarda el formulario y se imprime para las firmas. No hay necesidad de iniciar un contrato desde cero cada vez.

Con varios equipos de trabajo en el campo y una carga de trabajo en constante evolución, usar Excel para administrar las horas de los empleados es conveniente y rápido. El gerente de la oficina toma los datos proporcionados por los líderes del equipo a diario e ingresa las horas trabajadas por cada miembro del personal. Al final de la semana, las horas de trabajo de todos los empleados son visibles de un vistazo, ya que las fórmulas en la hoja de cálculo de Excel hacen las cuentas automáticamente. Los clientes de la empresa también se recopilan en una hoja de cálculo de datos que se puede combinar con formularios de Word para crear cartas de anuncios especiales de limpieza de primavera y otras promociones, una demostración de la forma en que se pueden integrar las aplicaciones de Office.

El propietario del servicio de limpieza es también el principal vendedor. Una breve presentación de PowerPoint sirve como una tarjeta de visita para nuevos clientes, ya sea que se presente en persona en una computadora portátil o tableta, o como un archivo adjunto de correo electrónico. PowerPoint realiza una doble tarea cuando se trata de entrenamiento químico peligroso para empleados. Cada empleado puede ver las diapositivas de PowerPoint cuando sea conveniente para ellos. No es necesario reunir a todo el personal para presentar esta información.