Pautas de informe de gastos

Las pequeñas empresas suelen tener pautas específicas para informar los gastos de viaje. Los empleados deben seguir estas pautas de cerca para que no les devuelvan sus informes de gastos. Esto puede retrasar los reembolsos. Los lineamientos para el informe de gastos generalmente incluirán un presupuesto o un límite diario para gastos, procedimientos de informes, requisitos de recibos, reglas para gastos no reembolsables y canales de autorización adecuados.

Presupuesto

Un aspecto importante de las pautas del informe de gastos es aprender a presupuestar sus gastos diarios, de acuerdo con Employment-Handbook.org. Por ejemplo, si entretiene a los clientes o come una cena costosa una noche, debe cenar más barato al día siguiente o dos para mantenerse dentro del presupuesto. Estas pautas suelen estar escritas en el manual del empleado para facilitar su consulta. Pídale a su supervisor las pautas de gastos de viaje antes de su primer viaje de negocios.

Informes

Debe informar cada gasto en la fecha específica en que ocurrió el gasto. El kilometraje del automóvil o los gastos de vuelo deben informarse en los días específicos de salida y regreso. Por ejemplo, debe registrar el costo de su vuelo de salida el día en que se retire, luego anote el precio del viaje de regreso cuando regrese. Además, si maneja 100 millas desde y hacia el aeropuerto, divida su millaje a la mitad. Luego, multiplique la asignación de millas de la compañía (es decir, 27 centavos por milla) por 50 millas y regístrela debajo del día de salida. Posteriormente, reporte la otra mitad tanto del vuelo de regreso como de regreso a casa en esa fecha exacta. Registre todos los gastos sucesivamente en el informe de gastos. Ayuda a organizar sus recibos por día antes de tiempo, lo que puede ahorrarle tiempo. Deberá escribir fechas específicas en el informe de gastos, ya que estos espacios generalmente están en blanco. Finalmente, agregue las sumas de los gastos diarios verticalmente, luego calcule sus totales para cada tipo de gasto horizontalmente. Reste los pagos anticipados que la compañía proporcionó de aquellos que le deben. Asegúrese de volver a verificar sus cálculos antes de entregar su informe de gastos. (Ver referencias 1 y 2 y recurso 1)

Requisitos de Recibo

Debe conservar todos sus recibos, incluida la tarifa del taxi, cada vez que gaste dinero en su viaje. En general, solo se le pedirá que incluya recibos de comidas que excedan los cinco dólares. Sin embargo, mantener todos los recibos lo ayudará a informar sus gastos con mayor precisión. Además, asegúrese de adjuntar todos los recibos requeridos a su informe de gastos. Además de los recibos de comidas de más de cinco dólares, adjunte recibos que excedan los $ 25 para todos los demás gastos.

Gastos no reembolsables

Algunos gastos no pueden ser incluidos en su estado de gastos. Por ejemplo, nunca debe incluir multas de estacionamiento, gastos excesivos de equipaje o pagos para miembros de la familia en su resumen de gastos. Si pasa días adicionales en una ciudad en particular para vacaciones, no agregue esos gastos a su informe de gastos. Para obtener más pautas sobre los gastos no reembolsables, consulte el manual de su empresa o hable con recursos humanos. También puede consultar las pautas de gastos de viaje en Employee-Handbook.org.

Autorización

La mayoría de las compañías requerirán que entregue su informe de gastos a su supervisor. Asegúrate primero de firmar y hacer una copia. Puede tomar algunas semanas obtener el reembolso de su viaje, ya que las cuentas por pagar generalmente tendrán que revisarlo.