Cómo utilizar la tecnología para mejorar su negocio

Las pequeñas empresas pueden beneficiarse enormemente de la aplicación juiciosa de la tecnología, pero el proceso de establecer objetivos, adquirir hardware y software e implementarlo como parte de su flujo de trabajo puede ser un campo minado. Concéntrese en los beneficios tangibles de la tecnología en lugar de en las tuercas y los pernos, y no escatime en el resultado final cuando puede producir beneficios reales.

1.

Haga una lluvia de ideas sobre una lista de mejoras en los procesos de negocios que pueda realizar desde una implementación tecnológica. Su lista debe incluir tres categorías: mejoras que usted sabe que son posibles y cuáles son los requisitos básicos para sus gastos; una lista de deseos de cosas que le gustaría tener, pero que pueden ser futuros esfuerzos de desarrollo; y una lista de cosas que podrían transformar la forma en que usted hace negocios, pero que tal vez no sea posible. Estos tres objetivos le brindan un objetivo de implementación actual, así como un futuro objetivo de desarrollo, y puede ser que sus objetivos de transformación sean mucho más fáciles de alcanzar de lo que espera.

2.

Determine si pretende desarrollar estas tecnologías utilizando recursos internos o mediante consultorías externas. Casi todas las principales tecnologías de flujo de trabajo requieren una amplia personalización, procedimientos de implementación y capacitación. Las pequeñas empresas a veces se las arreglan con el uso de personal del personal con tecnología de punta, pero los errores que se cometen al principio del proceso pueden aumentar los costos más adelante cuando recurra al soporte externo profesional.

3.

Evite especificar tecnologías particulares si no tiene la experiencia técnica para evaluarlas adecuadamente. El propósito del proceso de gestión en esta etapa es definir metas y restricciones presupuestarias; Los gerentes no técnicos que se unieron a tecnologías específicas demasiado pronto pueden perder importantes ahorros de costos y elegir una tecnología que no sea la más adecuada para el trabajo.

4.

Haga circular su solicitud de propuestas entre consultores externos e implementadores, o establezca un proceso interno para hacer lo mismo entre su personal si mantiene el trabajo en casa. Las implementaciones tecnológicas importantes no tendrán éxito si se agregan a la carga de trabajo existente de un empleado. Las implementaciones tecnológicas adecuadas pueden ser más que un trabajo de tiempo completo en sí mismas. Los miembros del personal que se pasaron a la implementación de tecnología deberían hacer que sus obligaciones existentes se trasladen a otros recursos de personal.

5.

Negocie un marco de tiempo, presupuesto y puntos de referencia de implementación con sus recursos de personal externos o internos. Si está trabajando con un consultor externo, su contrato debe incluir protecciones contra el exceso de presupuesto y el calendario. Del mismo modo, el consultor protegerá a su propia empresa estableciendo los términos específicos del trabajo a completar, y le cobrará un cargo extra si los cambia en el transcurso del contrato.

6.

Desarrolle un calendario de implementación, que incluya los siguientes pasos: pruebe la implementación para revisar el trabajo; entrenamiento, si es necesario; una fase de transición del flujo de trabajo actual a la nueva tecnología; y el despliegue de producción de la tecnología completada. Esta última fase suele ir seguida de un proceso iterativo, en el que las mejoras a la tecnología se obtienen del personal que tiene experiencia directa al trabajar con ella. Cuando el presupuesto y el tiempo lo permitan, aplique un nuevo ciclo de actualizaciones a su tecnología para asegurarse de que está aprovechando al máximo.

Propina

• El error más común cometido por las pequeñas empresas es escatimar en el presupuesto para mejoras tecnológicas. Si su empresa tiene 20 empleados, y cada uno ahorra 30 minutos a la semana de la implementación, se trata de un costo de personal reducido de 500 horas por año. Dependiendo del salario promedio por hora de su personal, es muy miope restringir el presupuesto para dicha tecnología a $ 1, 000 o menos.