Cómo dar los gastos de kilometraje a un empleado

Ninguna ley obliga a los empleadores a dar a los empleados gastos por multas, pero muchas compañías optan por hacer esto como un gesto de buena voluntad, y porque el reembolso de millas es un gasto comercial deducible de impuestos. Los propietarios de la compañía pueden dar a los empleados estipendios de millas o reembolsarles los recibos de gas. Al elaborar cualquier tipo de plan de reembolso de millas, es importante mantener registros cuidadosos de los viajes relacionados con el negocio, como recibos de gasolina y registros de mantenimiento, registros de millas y tarifas asociadas, como los costos de las carreteras de peaje y el estacionamiento.

1.

Cree una política para toda la compañía sobre cómo se compensará a los empleados por los gastos de millaje. Tenga en cuenta si un empleado conduce un vehículo privado o un automóvil de la empresa. Tenga en cuenta no solo el costo del gas, sino también el mantenimiento y el desgaste general, especialmente si un empleado utiliza un vehículo privado para uso de la empresa.

2.

Crear una política para lo que constituye un viaje relacionado con el negocio. En general, los desplazamientos hacia y desde el trabajo no se consideran un gasto deducible de impuestos para los empleadores o empleados. Sin embargo, viajar fuera de la ciudad por motivos de negocios, como conferencias y reuniones, es deducible. Además, las funciones relacionadas con el trabajo realizadas en el camino hacia y desde un lugar de negocios también se consideran gastos deducibles.

3.

Utilice las deducciones fiscales a su favor. Si reembolsa a un empleado por la gasolina que pone en un vehículo de la empresa, reembolse al empleado en efectivo, utilizando un código de contabilidad de gastos empresariales que no se incluye en el cheque de pago del empleado. A continuación, puede reclamar el pago como una deducción de impuestos. Si reembolsa a un empleado el kilometraje colocado en un vehículo personal utilizado para fines comerciales, es posible que tanto a usted como al empleado se le ofrezca un mejor servicio utilizando una deducción de millas estándar del Servicio de Impuestos Internos, que para 2011 es de 55.5 centavos por milla, a partir del 1 de julio, y 51 centavos por milla para viajes de negocios durante los primeros seis meses de 2011. Este enfoque reembolsa al empleado el precio estimado del combustible y el mantenimiento por milla.

Consejos

• Ofrezca a los empleados tarjetas de gasolina de la empresa para pagar la gasolina en vehículos personales y de la empresa. El empleado nunca tiene que pagar ningún gasto de su bolsillo y la cantidad total de los cargos colocados en las tarjetas es deducible como un gasto comercial para el empleador.
• Siempre mantenga registros de kilometraje precisos. Los registros deben indicar los propósitos del viaje de negocios, las fechas y las partes involucradas en el tránsito.

Advertencia

• Asegúrese de que los empleados entiendan que si la compañía les reembolsa el millaje, la compañía tiene derecho a reclamar una deducción de impuestos y el empleado no.