Cómo presentar recibos para pequeñas empresas

Si, por ninguna otra razón, necesita presentar sus recibos de manera ordenada para eliminar parte del pánico del tiempo de preparación de impuestos. También ayuda saber qué ha gastado por categoría para que pueda evaluar si está dentro del presupuesto o no. Un sistema de archivo para una pequeña empresa toma solo unos minutos para configurar y limitar los suministros: necesitará carpetas, archivos, un bolígrafo y un archivador.

Empezando

Presente los recibos a medida que ingresan, en lugar de esperar a hacer recibos de un mes al mismo tiempo. Si el propósito del recibo no es obvio, anote lo que era tan pronto como lo reciba. Por ejemplo, si se trata de un almuerzo de negocios, escriba el nombre del cliente y el propósito comercial del almuerzo, como una llamada de ventas, por ejemplo.

Ordenar por tipo de gasto

Separe los recibos por tipo de gasto. Por ejemplo, todos los recibos de suministros de oficina van en una pila, todos los gastos de telecomunicaciones en otra. La mayoría de los sistemas de software de contabilidad le dan una variedad de cuentas con códigos. También puede agregar sus propios códigos y cuentas. Cuando ingrese el gasto en el sistema de contabilidad, escriba el código en el recibo. De esa manera usted sabe que ha sido ingresado.

Carpetas y archivos

Las carpetas van dentro de los archivos, y los archivos se cuelgan en el borde interior del archivador. Etiquete los archivos con el tipo de gasto, como telecomunicaciones. Etiquete cada carpeta dentro del archivo con el subconjunto del gasto, como acceso a Internet, teléfono celular, tableta o teléfono fijo y el año.

Cronológico

Coloque el recibo en la carpeta correspondiente en orden cronológico, ya sea con los gastos más recientes al frente de la carpeta o en la parte posterior. No importa cuál, siempre y cuando sea consistente en todas las carpetas. Ponga las carpetas en el archivo adecuado.

Los sobres

Si su negocio es muy pequeño o si no tiene muchos recibos, use un sobre para cada tipo de gasto en lugar de archivos y carpetas. Mantenga los recibos en orden cronológico en cada sobre. Ponga los sobres en un archivo de acordeón.

Fin de año

Al final del año, elimine las carpetas de los archivos y guárdelas en un lugar seguro. Necesitará los recibos si el Servicio de Impuestos Internos decide auditar su negocio. Configurar nuevos archivos y carpetas para el nuevo año.